Hoe implementeer je CRM binnen je bedrijf?

Het klinkt misschien als een leuk idee, maar er komt aanzienlijk meer bij kijken dan een programma installeren en iedereen een account geven. Het implementeren van CRM is een proces dat zorgvuldig voltooid moet worden zodat het systeem meteen goed gebruikt kan worden. 

Je leest in dit artikel alles over het zelf implementeren en waar je op moet letten. Verder vind je een voorbeeld van een implementatie plan en implementatiemodel zodat je zonder problemen het systeem uitrolt in je organisatie en maximaal profiteert van de mogelijkheden.

Er zijn tegenwoordig zeer veel verschillende systemen met allemaal hun eigen kenmerken en daarom is het verstandig om vooraf te weten wat je nodig hebt in een systeem. Lees ook eens artikel over voordelen van CRM om te weten welke mogelijkheden toepasbaar zijn voor jouw bedrijf. 

Beginnen met implementeren

Bij het invoeren van een systeem is er één ding het allerbelangrijkst; zorg dat je iedereen mee krijgt met deze ontwikkeling. Waar je sommige medewerkers gemakkelijk mee krijgt en die doen wat je zeggen heb je hier bij andere medewerkers meer tijd voor nodig. 

Daarom is het belangrijk om de gehele organisatie mee te krijgen en te laten werken in dit nieuwe systeem. Je zult zien dat managers hun voorbeeldfunctie kunnen pakken en zo anderen aan kunnen sporen om ook goed te beginnen met het nieuwe systeem. 

Er is gebleken dat wanneer het management niet volledig achter een nieuwe project staan, zoals het implementeren van CRM, deze een veel grotere kans heeft om te mislukken. Betrek daarom het management in een zo vroeg mogelijk stadium om ze meteen enthousiast te krijgen. 

Het is daarnaast verstandig om iemand te kiezen die de nieuwe implementatie kan gaan leiden. Deze projectleider is eindverantwoordelijke voor alle stappen die gezet moeten worden om de implementatie een succes te maken. 

Naast een projectleider kun je er ook nog voor kiezen om een medewerker binnen je bedrijf te benoemen als supergebruiker van het systeem. Deze medewerker weet alles en kan andere medewerkers binnen het bedrijf helpen met de eerste stappen. 

Ook kun je deze supergebruiker betrekken in het uitrollen van het systeem door hem of haar contactpersoon te maken voor de leverancier van het systeem. Zo is je supergebruiker altijd als eerste op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen in het systeem. 

Wat is een implementatie plan?

Je koopt een duur systeem aan en wilt wat gaan bereiken met dit systeem. Daarom is een goede implementatie nodig en dat doe je het handigst door een goed implementatie plan op te stellen, neem daarin ook de punten hierboven voor het management, projectleider en supergebruiker mee.

Er is niet een vast stramien voor dit implementatie plan omdat er natuurlijk veel verschillende CRM-systemen zijn en het ook voor elk bedrijf anders kan zijn. Niet ieder bedrijf heeft namelijk dezelfde doelen met het systeem en dat maakt ook het implementatie plan anders. 

Besef je bij het opstellen van een implementatie plan goed dat dit ten eerste veel tijd kan kosten en probeer de gevolgen voor de bedrijfsvoering zoveel mogelijk te overzien. Door deze twee zaken goed te verwerken in het implementatie plan kun je deze realistisch opstellen. 

Bij het implementatie plan hoort als begin het installeren en configureren van het systeem. Hier hoeft alleen de projectleider en eventueel het management en de supergebruiker bij betrokken te worden, samen kun je bepalen welke functies je tegenwoordig binnen het systeem gaat uitvoeren. 

Denk bijvoorbeeld aan hoeveel van de communicatiestructuur binnen het bedrijf verplaatst zal worden naar het systeem, hoe dat gaat gebeuren en wat er voor nodig is. Het is na het installeren van het systeem belangrijker om het eerst goed te configureren dan meteen met het gehele bedrijf te beginnen. 

De goede configuratie kan je later namelijk veel tijd gaan schelen. Het systeem werkt namelijk pas echt goed als de communicatiestructuur die je bedacht hebt ook eenvoudig gebruikt kan worden binnen het systeem. 

Daarnaast heb je bij een implementatie plan ook te maken met verschillende informatiestromen. Je kunt zelf bepalen binnen een systeem welke informatie verwerkt moet worden, bij wie de informatie terecht komt en welke afdeling binnen het systeem verantwoordelijk is voor welk contact.

Het is dus ook verstandig om het systeem alvast te vullen met je klantenbestand om zo te zien welke informatie je bij elke klant wilt verwerken. Een CRM-systeem is pas echt bruikbaar met een goed gevuld klantenbestand met alle informatie die benodigd is voor de verschillende afdelingen binnen een bedrijf.

Hoe gebruik je een implementatiemodel?

Er zijn verschillende implementatiemodellen die je kunnen helpen bij het implementeren van het nieuwe systeem. Een implementatiemodel helpt je over het algemeen je bedrijf analyseren, verbeteringen bedenken en het implementeren van deze verbeteringen. 

Daarom is een implementatiemodel ook een geschikte oplossing voor het implementeren van jouw nieuwe systeem. Via een implementatiemodel onderzoek je alle knelpunten, zoals de informatieverwerking van jouw klantenbestand. 

Door alle knelpunten en verbetermogelijkheden te analyseren en te formuleren kun je dit ook meteen verwerken in de configuratie van jouw CRM-systeem. Zo weet je hoe je het systeem goed in moet richten zodat het meteen binnen jouw bedrijf voor verbetering kan zorgen. 

Plaats een reactie