Wat is boekhouden? – Alles over een boekhouding in 2021!

Om de vraag ‘Wat is boekhouden?’ voor je te beantwoorden gaan we eerst kijken wat boekhouden nou werkelijk betekent. Als we ons aan de woordenboekdefinitie van “boekhouden” houden komen we op de volgende omschrijving uit:

“het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, een bedrijf of een (overheids)instelling”

In de praktijk komt er echter veel meer bij kijken en kan de definitie van boekhouden afhangen van welke soort boekhouding er gevoerd moet worden. 

Wat is boekhouden?

Wat is boekhouden - Beginnen met het vergelijken van de beste boekhoudsystemen op de Nederlandse markt?

Wat is boekhouden - De eerste boekhouders

Boekhouden is overigens niets nieuws. De geschiedenis van het boekhouden gaat zo ver terug dat het in het oude Mesopotamië proto-spijkerschrift ontwikkeld werd doordat er de behoefte ontstond om de boekhouding bij te houden.

De belastingdienst liet zelfs toen al van zich horen en wilde weten hoeveel een handelaar had verkocht. Daarvoor gebruikten handelaars vaste tekens, symbolen en streepjes en zo werd het spijkerschrift uitgevonden. Vandaag de dag heeft voor meeste ondernemers het boekhouden dezelfde reputatie als spijkerschrift; een ingewikkeld en moeilijk te begrijpen systeem van letters en getalletjes. 

Heb je duidelijk antwoord op de vraag wat is boekhouding? en ben je klaar om te ontdekken wat voor jou de beste is? Ga dan direct naar onze vergelijkingstool! 

Wat betekent boekhouden in de praktijk?

In de praktijk komt boekhouden neer op het systematisch bijhouden van alle financiële transacties in de onderneming. Zowel de transacties die al voltooid zijn als de transacties die nog open staan. Dit zijn onder andere de ontvangsten en uitgaven maar ook bijvoorbeeld de vermogenspositie van het bedrijf. 

Op basis van de boekhouding heb je als bedrijf inzicht in de financiële situatie en de financiële groei. De boekhouding is ook belangrijk voor derde partijen, zoals de Belastingdienst, leveranciers en investeerders. 

Boekhouden is een wettelijke verplichting als bedrijf

In Nederland ben je als ondernemer je altijd verplicht om een boekhouding bij te houden. Daarnaast moet je ook je hele administratie opslaan. Hierbij gaat bijvoorbeeld om je bankafschriften, kassabonnen en financiële aantekeningen. Volgens de wet moet je dit  minimaal zeven jaar bewaren.

factuur wat is boekhouden

Wat zijn facturen?

Aan de basis van iedere boekhouding liggen natuurlijk de inkomsten en de uitgaven. In de meeste moderne ondernemingen zijn deze gebaseerd op inkomen en uitgaande facturen. 

Uitgaande factuur

Simpel gezegd: Als jouw bedrijf goederen verkoopt of diensten verleent dan stuur je een factuur naar je klanten. Dit noemen we  een “uitgaande factuur”. Op iedere uitgaande factuur staat in ieder geval: 

  • Het bedrag
  • Een omschrijving van de goederen/diensten 
  • De btw. 

Er zijn nog een aantal verplichte zaken die je van de Belastingdienst moet vermelden op een factuur. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Datum
  • Adres
  • KVK-nummer
  • BTW-nummer

Ook als een bedrijf de boekhouding heeft uitbesteed word elke uitgaande factuur in principe altijd beschouwd als verstuurd door het bedrijf zelf.

Inkomende facturen

Als ondernemer krijg je natuurlijk niet alleen geld binnen maar moet je zelf ook spullen kopen, ruimte huren of andere onkosten betalen. Of je deze kosten nu meteen contact of op rekening betaald ze vallen allemaal onder “inkomende facturen”. 

Je bent verplicht deze kosten altijd bij te houden. Dit betekent dat je bonnen of facturen nodig hebt met een btw-specificatie en deze moet bewaren. 

Wat is boekhouden?

Beginnen met het gebruik van een boekhoud Systeem?

e-Boekhouden is ideaal voor de beginnende ondernemer. 

Hoe verwerk je ingaande en uitgaande facturen?

Het invoeren van alle inkomsten en uitgaven word binnen de boekhouding ook wel “inboeken” genoemd. Er zijn geen speciale wetten of voorschriften over hoe of wanneer je deze facturen inboekt. Je kunt deze dus laten opstapelen en er tot aan het einde van de maand, het kwartaal of jaar mee wachten of deze direct verwerken. 

Veel bedrijven gebruiken nog steeds met Word- en Excelbestanden voor hun gehele boekhouding. Hoewel het voor de wet dus niet uitmaakt hoe je je boekhouding doet is tegenwoordig wel een stuk makkelijker wanneer je werkt met een online boekhoudprogramma of boekhoudsoftware. 

In plaats van alles elke keer handmatig in te voeren en apart bij te houden wordt alles automatisch gekoppeld. Binnen e-Boekhouden bijvoorbeeld kunnen facturen die vanuit de e-mail of zelf vanuit een account op een website binnen komen automatisch herkend worden. Deze worden dan automatisch verwerkt en binnen de boekhouding opgenomen. 

Ook berekent het programma, na het selecteren van het juiste tarief, automatisch de juiste  btw en verwerkt het binnen je totale btw-afdrachten. 

Als al deze inkomende en uitgaande facturen automatisch verwerkt en in de hele boekhouding opgenomen worden, kun je altijd precies zien hoe je ervoor staat. En dat scheelt een hoop tijd, werkuren en geld. Anders had je immer uren moeten besteden aan het invoeren van al deze facturen of er iemand voor moeten inhuren. 

Ook als je de boekhouding hebt uitbesteed aan een accountant kun je veel geld besparen doordat deze zich op het controleren van de hele boekhouding kan controleren en geen tijd hoeft te besteden aan handmatig invoeren van gegevens. 

Benieuwd welk boekhoud programma bij jou past? Vergelijk eenvoudig welke tool voor jou het meest geschikt is en begin direct!

Debiteuren en crediteuren

Ja, goeismorgens!  Debiteuren en Crediteuren is natuurlijk meer dan een sketchshow van Jiskefet! Het zijn boekhoudkundige termen die staan voor “nog te ontvangen” of “te betalen”. 

Het zou heerlijk zijn als echt elke betaling “handje contantje” betaald kan worden maar in de praktijk kan het zo zijn dat jijzelf of je klant facturen niet direct (kunnen) betalen. Die bedragen worden in de boekhouding opgenomen onder debiteuren/crediteuren.

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn klanten die jou nog moeten betalen. Een voorbeeld: je bent freelance webdesigner en hebt voor een klant een website ontworpen. Je hebt deze website voor de klant afgemaakt en online gezet. In de meeste gevallen betaald de klant je pas nadat de site is opgeleverd. Dus in dat geval stuur je de klant na het voltooien van de site een factuur. Zolang deze klant de factuur nog niet betaalt heeft is het een debiteur in jouw boekhouding. 

Wanneer, na de afgesproken termijn, de betaling nog niet binnen is, kun je de klant een herinnering sturen. Bij het niet ontvangen van de betaling, kun je eventueel een incassobureau in de arm nemen.

Wat zijn crediteuren?

Crediteuren zijn klanten die jij nog moet betalen. We gaan weer even uit van het voorbeeld van een webdesigner. Als jij online een nieuwe Mac Book besteld hebt, ontvangt hier een factuur van. Die factuur wil het liefst zo snel mogelijk betalen. 

Maar zolang jouw klanten nog niet al hun rekeningen hebben betaald heb je hier nog niet genoeg budget voor. Dan is het bedrijf dat jou een Mac Book geleverd heeft, jouw crediteur. Onbetaalde rekeningen kunnen zo een kettingreactie onder debiteuren en crediteuren veroorzaken. Het is dus altijd handig om met je inkomsten een buffer op te bouwen. 

In sommige boekhoudprogramma’s zoals XXXX krijg je een automatische waarschuwing wanneer facturen niet betaald zijn. En in het overzicht zie je direct welke facturen nog open staan. 

Daarnaast kun je ook met één muisklik herinneringen sturen naar je debiteuren of het zelfs zo instellen dat dit automatisch gebeurt.

Wat is boekhouden? - Hoeveel tijd kost het bijhouden van je eigen boekhouding?

Hoe een boekhouding precies werkt is voor elk bedrijf anders. Hoeveel tijd je in het bijhouden van de boekhouding moet steken is er afhankelijk van je bedrijf. Als je websites en andere online services verleent zal je misschien veel tijd moeten besteden aan het opzetten van heel specifieke offertes en facturen. 

Iemand die online fysieke goederen verkoopt is daar minder tijd aan kwijt maar zal zelf veel tijd moeten besteden aan de voorraadadministratie. Dit zijn allemaal onderdelen van de financiële administratie en dus van de boekhouding.

Wat is boekhouden? - Vergelijk de verschillende boekhoudsystemen

 

Wat is boekhouden? - Veelgestelde vragen

We hebben in ons handige vergelijkingstool alle voordelen en nadelen van de verschillende boekhoudtools voor je op een rijtje gezet. Dit omdat elke tool natuurlijk verschilt per gebruik en het daarnaast natuurlijk ook uitmaakt of je ZZP’er bent of bijvoorbeeld in het MKB werkt. 

Als wij een specifieke tool zouden moet aanraden dan kiezen wij voor e-Boekhouden, dit omdat je deze tool de eerste 15 maanden gratis kunt gebruiken om te proberen of deze wel geschikt is voor jou als gebruiker!

Dit ligt natuurlijk aan de hoeveelheid kennis die je hebt van boekhouden. Met de verschillende online tools worden er natuurlijk al veel zaken voor je uit handen genomen, waardoor het steeds makkelijker is om de boekhouding zelf te doen. Wel is het belangrijk om daarnaast een adviseur in de hand te nemen zodat je altijd zeker weet dat je boekhouding goed gecontroleerd wordt!