Boekhouden in Excel | Tips en voor- en nadelen (2021)

Wanneer je voor het eerst begint al ondernemer, rolt het geld niet vanzelf binnen. Het liefst besteed je als Start-ups of beginnende ZZP’er je eerste opbrengsten aan het lanceren of verbeteren van je product of dienst.

 

En wat is er makkelijk dan meteen gratis aan de slag te gaan met boekhouden in Excel?

 

De meesten hebben Office 365 al op hun laptop staan dus waarom zou je niet in Excel boekhouden? Je hebt in feite al voorgeïnstalleerd boekhoudprogramma op je PC staan.

 

In de praktijk betekent boekhouden in Excel vaak dat alle in- en uitgaven wordt bijgehouden via spreadsheets. Als je nog maar een handjevol klanten hebt, lijkt het logisch een logische manier om deze gegevens op te slaan, te delen en te bewerken.

Misschien heb je ook een handige template gevonden die je kunt gebruiken. Maar wat zijn precies de voor- en nadelen van het boekhouden in Excel?

Boekhouden in Excel

Beginnen met het vergelijken van de beste boekhoudsystemen op de Nederlandse markt?

Boekhouden in Excel- wat zijn de voordelen?

Het is 2021. Je besteld eten aan huis via een app, er lopen meerdere robots rond op mars, we rijden rond in elektrische auto’s, maar toch werken zo veel bedrijven nog met hetzelfde programma dat ze in de jaren ’90 al gebruikten voor hun boekhouding: Excel. Dit zegt veel over de kracht van deze software. 

Zoals we net al vermelden zien velen nog steeds een aantal logische voordelen verbonden aan het boekhouden in Excel: 

1. De meeste mensen zijn al met Excel bekend

Of je nu een spreadsheet gebruikt om je persoonlijke financiën te beheren of er de ledenadministratie van je tennisclub mee bijhoud, velen hebben al talloze uren besteed aan het maken van tabellen of hebben praktische ervaring met het gebruik van spreadsheets. Sommigen zijn zelfs gewend aan boekhouden in Excel voor hun persoonlijke boekhouding.

Oké, het opzetten van ingewikkelde formules is niet altijd aan iedereen besteed. Maar het vastleggen van informatie in spreadsheets is redelijk intuïtief en vereist geen uitgebreide training om het onder de knie te krijgen.

Dit maakt Excel een toegankelijke optie voor bedrijven die snel groeien en geen tijd hebben om mensen te trainen in het gebruik van nieuwe of gecompliceerde software.

2. Excel is gratis te gebruiken- of bijna gratis

Of je nu Excel boekhouden doet op je werk of gratis werkt op G-Suite waar je Google Spreadsheets kunt gebruiken, de meeste mensen hebben op hun dagelijkse werk toegang tot een spreadsheet. 

En aangezien Excel als onderdeel van MS Office 365 vaak al voorgeïnstalleerd staat, word dit programma vaak bezien als bijna gratis.

3. Je kunt voor het boekhouden in Excel gratis templates gebruiken

Ook voor ingewikkelde formules en berekeningen binnen Excel hoef je geen Excel-expert te zijn. Je kunt vaak simpelweg een goede boekhoud Excel template vinden via Google.

 

Deze is niet altijd precies op jouw bedrijf afgestemd en er is minder keus in het Nederlands dan in het Engelse. Vaak je kunt echter wel iets vinden wat geschikt is om er een eenvoudig boekhoudingssysteem mee op te zetten.

Kleine voordelen kunnen vaak grote nadelen zijn op lange termijn

Hoewel spreadsheets en Excel templates kunnen voldoen voor start-ups en beginnende ondernemingen, zijn deze voordelen vaak van korte duur.  Spreadsheets kunnen zelfs op lange termijn veel meer problemen opleveren dan ze de drie bovenstaande voordelen je waard zijn! 

Het beheren van klantinformatie via spreadsheets is vaak op zijn best onproductief en in het slechtste geval ontzettend schadelijk. Laten we eens  enkele nadelen bekijken van het gebruik van Excel spreadsheets voor de boekhouding. 

 

Ben je al op de hoogte met de voordelen van een professioneel online boekhoudprogramma? Begin dan nu direct met Tellow

De nadelen van Excel voor boekhouden

1. Vaak blijven fouten onopgemerkt in de boekhouding in Excel

Volgens een studie van de Universiteit van Hawaï bevat 88% van de spreadsheets tenminste één fout. Het probleem is dat één enkele fout al je hele boekhouding onderuit kan halen. Ben jij bereid om rij voor rij, kolom voor kolom na te lopen om de fout op te sporen waardoor je boekhouding niet meer kloppend is?  

Boekhouden in Excel

2. Verwarring over meerdere versies van hetzelfde Excel bestand

In het begin gaat het nog goed en werkt iedereen met dezelfde gegevens … maar dat blijft vaak niet lang zo. Elke keer dat een teamlid iets wijzigt in de hoofdspreadsheet, moet hij deze uploaden naar een centrale plek en deze bewerkingen door geven aan de rest van het team. 

Maar wat als dat word vergeten? Binnen de kortste tijd heb je verschillende versies van “die ene” spreadsheet, allemaal met andere gegevens. Hoe weet je welke de juiste is? Het uitzoeken hiervan is vaak een tijdrovend proces. 

3. Er is in Excel geen support beschikbaar voor jouw boekhouding

Microsoft heeft weleens waar een supportpagina voor allerlei algemene vragen maar ze kunnen je niet helpen met specifieke problemen. Ze kunnen je meestal zelfs niet helpen met de gratis Excel boekhouden-templates die je van de officiële site hebt gedownload! 

Meestal gaat dit contact ook in het Engels. Je Engels is misschien wel goed, maar ken je ook alle financiële en boekhoudkundige termen in het Engels? Laat staan dat ze je kunnen helpen met het aanpassen van je spreadsheets bij een verandering in de Nederlandse wetgeving. 

Als je al een telefoonnummer hebt kunnen bemachtigen zijn ze niet altijd bereikbaar tijdens kantooruren in Nederland. e-Boekhouden, Rompslomp en Exact zijn enkele van de meest bekende Nederlandse boekhoudprogramma’s die (meestal gratis) volledig Nederlandse ondersteuning aanbieden. 

4. Excel bied weinig manieren om je resultaten aantrekkelijk te presenteren.

Misschien weet je wel hoe je een aantal standaard grafieken in spreadsheets kunnen creëren. Toch is een professioneel uitziend rapport vaak een heel ander verhaal. Het samenstellen en visualiseren van de data in een spreadsheet kan een tijdrovende en frustrerende klus worden. En dit is één manier waarop het werken met een gratis boekhoudprogramma uiteindelijk toch duur kan worden! 

Misschien kies je ervoor om de visuals helemaal over te slaan – ze zijn tenslotte niet altijd nodig. Maar als je een ander bedrijf wilt overtuigen om samen te werken of bij de bank een lening wilt aanvragen kunnen gelikte tabellen en grafieken hét verschil uitmaken.  

Niemand is onder de indruk van een presentatie die alleen maar uit saaie rijen en tabellen bestaat. Laat staan dat ze kolom voor de kolom, rij voor rij de informatie met je mee gaan lezen. 

Beginnen met het gebruik van een online boekhoud programma?

Exact is ideaal voor de beginnende gebruiker van CRM. 

5. Rapporten opstellen binnen Excel is vaak een moeizaam proces

Vooral als er met verschillende Excel spreadsheets en tabbladen word gewerkt is het al moeilijk genoeg om alle verschillende versies samen te voegen tot één hoofdexemplaar.  

Maar als je deze informatie dan echt wilt gaan gebruiken binnen een bruikbaar rapport beginnen de problemen pas. Hoe complexer je gegevens zijn, hoe moeilijker rapportage wordt.

Boekhouden in Excel

6. Gevoellige informatie kan vaak makkelijk gedeeld worden

In de meeste bedrijven kunnen spreadsheets naar iedereen en overal worden verspreid door simpelweg een e-mail te sturen.Dit in tegenstelling tot een speciaal systeem dat toegang vereist om in te loggen. 

Dit systeem maakt het voor een ontevreden of oneerlijke medewerker wel erg gemakkelijk om vertrouwelijke, financiële informatie te delen met externe contacten of zelfs je concurrenten. In dit geval komt het gebruiken van Excel als gratis boekhoudprogramma je uiteindelijk duur te staan. 

7. Vertrouwelijke informatie is vaak niet bescherm of afgeschermd

En nu we het toch over gevoelige en/of vertrouwelijke informatie hebben: vaak zijn de bestanden binnen Excel boekhouden niet voldoende, of zelfs helemaal niet afgeschermd. 

Je kunt natuurlijk een document met een wachtwoord beveiligen maar wat als bepaalde informatie binnen het bestand niet voor ieders ogen is bedoeld?

Ook als je overstapt van het boekhouden in Excel is het goed hier op te letten. Het is goed om de voorwaarden van de door jou gekozen aanbieder van online boekhouden te kijken. 

Sommige aanbieders van gratis online boekhoudsoftware hebben ergens in de kleine letterjes van de voorwaarden een addertje onder het gras staan. Bepaalde gegevens kunnen namelijk met andere bedrijven gedeeld worden. 

De grote betaalde aanbieders van online boekhoudsoftware geven vrijwel allemaal de garantie dat je privacy wordt beschermd en je gegevens niet met derde partijen worden gedeeld.

 

Werk je liever binnen een beveiligde omgeving als je de boekhouding doet? Bekijk direct alle opties met Exact!

Als je steeds handmatig alle gegevens van je bonnetjes, facturen en al je bankgegevens moet invoeren op je Excel-sheets moet je nog steeds alle bijbehorende papieren daarnaast in een map bewaren.

Tegenwoordig is dit een heel omslachtige en vrijwel nutteloze klus, waarbij veel fouten gemaakt kunnen worden tijdens de invoer.

De meeste online boekhoudsoftware maakt het je een stuk makkelijker. Rompslomp heeft bijvoorbeeld een “online schoenendoos”. Zodra je een bonnetje krijgt maak je met je telefoon even een foto, stopt het in de “schoendoos” in de app en het wordt automatisch verwerkt binnen het online boekhoudsysteem. 

Tegenover de voordelen van Excel staan vele nadelen. Hoewel Excel-spreadsheets op het eerste gezicht een solide database lijkt is het invoeren erg arbeidsintensief en laat je veel kansen onbenut om wat met die data te doen. 

Zodra je bedrijf en je klantenbestand beginnen te groeien, zullen Excel sheets vaak niet meer volstaan. Hoe groter de spreadsheet, hoe groter de kans dat deze fouten en foute formules bevat. 

Dit komt omdat Excel geen relationele tabellen heeft en zeer beperkte interfacemogelijkheden. Excel kan heel omslachtig zijn met een paar honderd items en bijna onmogelijk om goed te beheren met duizenden items. 

Gratis online boekhoudsoftware en betaalde online boekhoudsystemen kosten soms iets meer of vergen meer tijd om deze onder de knie te krijgen. Ze leveren je op lange termijn echter grote voordelen op. 

 

De beste online boekhoudprogramma's

Boekhoudprogramma's vergelijken

Onze ervaring

5/5

1. Rompslomp

Met Rompslomp heb je in feite een gratis boekhoudprogramma in huis voor het maken van digitale facturen maken in jouw huisstijl. Je kunt deze facturen downloaden als PDF, of verstuur of e-amail de factuur direct naar je klant. De betaalde versie bied onder andere snel betalen via iDeal of andere betaalmogelijkheden.

beste online boekhoudprogramma's

Onze ervaring

4/5

2. Vixum

Vixum maakt zelfstandig ondernemen zonder boekhouder mogelijk vanuit je agenda en op je telefoon. Op een slimme manier worden je afspraken in je agenda gekoppeld aan uurtarief. Deze kun je, in een paar stappen, omzetten naar een factuur. Meld je nu aan en krijg 2 maanden extra gratis.

crm advies

Onze ervaring

4/5

3. Exact​

Een populaire opties voor ondernemers die met hun boekhouders samen in één programma de boekhouding willen beheren. Koppel al je betaande software met Exact, en werk vanuit één centraal systeem. Zo voorkom je dubbel werk, fouten en kosten. Je kunt de volledige versie 30 dagen lang als gratis boekhoudprogramma gebruiken. 

crm advies

Onze ervaring

4/5

4. e-Boekhouden​​

Tijdelijk is e-Boekhouden voor  nu 15 maanden gratis! Naast de geïntrigeerde functies zoals CRM en slimme voorraadbeheeropties staat e-Boekhouden al jaren bekend om haar goede ondersteuning en klantenservice  (Trustpilotbeoordeling: 9,3). Maak nu je gratis account aan!

crm klantenservice

Onze ervaring

4/5

5. Afas​​

Als je werk met het online boekhoudpakket van AFAS worden de journaalposten automatisch gegenereerd vanuit een salarisbetaling, worden de grootboekrekeningen voor je ingericht, leiden declarabele uren tot een verkoopfactuur en zorgen ingekochte materialen voor mutaties in het inkoopboek. Dat zijn heel veel handmatige handelingen die zo voor je geautomatiseerd worden! Neem contact op met AFAS om te kijken welke op maar gemaakte oplossingen zij jouw bedrijf kunnen aanbieden. 

Vergelijk de verschillende CRM Systemen

 

Boekhouden in Excel of in een boekhoudprogramma - Veelgestelde vragen

Op veel werk PC’s vind je Excel gratis voorgeïnstalleerd. Dit wil niet altijd zeggen dat Excel gratis is. Op desktop-pc’s en grotere laptops zul je moeten betalen voor het Microsoft Office pakket. De desktop-software van Microsoft Office is niet gratis te gebruiken. Online kun je wel altijd gratis (een beperktere versie van) Microsoft Office gebruiken.

Dit hangt er vanaf voor welk “gratis” boekhoudprogramma je hebt gekozen. De meeste aanbieders van online boekhoudsoftware bieden op zijn minst 2 weken gratis gebruik aan. (De meesten een maand). Sommige, zoals e-Boekhouden bieden zelf 15 maanden gratis gebruik aan voor starters.

Aan het eind van de proefperiode kun je meteen je account activeren. Doe je dit niet? Dan wordt je account gewoon omgezet naar een gratis account. Wees dus niet bang voor onverwachte kosten!

Dit is ook weer sterk afhankelijk van welke aanbieder je hebt gekozen. De meeste gratis boekhoudprogramma’s bieden deze optie niet. In de meeste betaalde online boekhoudsoftware is dit  ontzettend snel en eenvoudig. Zolang jij je in- en verkoopfacturen netjes verwerkt word er aan het einde van elke periode je  aangifte automatisch verstuurd. 

Dit is nog een groot voordeel boven boekhouden in Excel . Vrijwel alle boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om op een veilige manier je bankrekening te koppelen. Transacties worden dan automatisch ingelezen. 

Snel beginnen met een makkelijk te begrijpen boekhoudsysteem?

Maak een account aan bij Rompslomp en probeer de eerste maand gratis uit!