Boekhouding Automatiseren | Alles over het automatiseren van je boekhouding (2021)

12 Redenen om je boekhouding te automatiseren

De meeste mensen beginnen een bedrijf vol passie om met hun ideeën aan de slag te gaan. Ze staan er meestal niet om te springen om constant  incasso’s of bankoverschrijvingen te controleren.

Maar het bijhouden van een correcte boekhouding is voor iedere ondernemer verplicht. Door je boekhouding te automatiseren maak je het een stuk makkelijker voor jezelf. Wat zijn precies de voordelen van een  digitale boekhouding? 

In dit artikel gaan we het hebben over de vele voordelen van je boekhouding automatiseren.

Boekhouding automatiseren

Wil je direct beginnen met het vergelijken van de beste boekhoudsystemen op de Nederlandse markt?

Het resultaat van een trage, papieren boekhouding is vaak dat betalingen te laat binnenkomen. Te late betalingen hebben een effect op bijna elk klein bedrijf in Nederland. Ruim de helft van de facturen wordt niet binnen de betaaltermijn voldaan. Vooral bedrijven in de zakelijke dienstverlening, consultancy en onderzoek worden geplaagd door wanbetalers. Bij deze bedrijven is maar liefst vijf procent van de facturen na drie maanden nog niet betaald. Uit het onderzoek bleek ook dat deze bedrijven ongeveer 25 dagen per jaar bezig zijn met achterstallige facturen!

Dit is vaak veel meer tijd die je beter aan andere belangrijker bedrijfstaken kunt steken. Een  digitale boekhouding helpt je die tijd terug te verdienen. Het overzetten van boekhoudprocessen naar de cloud kan uren besparen op vervelende maar belangrijke taken zoals onkostenbeheer, facturering of facturering.

Is het voor jou al duidelijk wat de voordelen zijn van je boekhouding automatiseren? Begin dan nu direct met e-Boekhouden!

Boekhouding automatiseren - 1. Geen grote investeringen nodig

Een boekhoudprogramma was een paar jaar geleden nog een grote maar éénmalige investering. Vooral voor starters en kleine ondernemers was dit vaak moeilijk op te brengen. 

Het voordeel van de online boekhoudpakketten van zoals e-Boekhouden is dat je niet te maken hebt met hoge opstartkosten. In dit geval heb je een abonnement waarvoor je een bepaald bedrag per maand betaalt. Als je net met je bedrijf begonnen bent is dit zelfs tot 15 maanden na de oprichting volledig gratis! Ben je op zoek naar een gratis online boekhouding? Lees dan ons handige artikel hier over!

Boekhouding automatiseren - 2. Automatische backup voor gegevens

In oude boekhoudsystemen werd alle informatie vaak op één PC opgeslagen of misschien opgeslagen binnen het bedrijfsnetwerk. Het probleem is dat de  gemiddelde ondernemer te weinig en te onregelmatig backups van deze data maakt. Het voordeel van een online boekhoudprogramma is dat dat online boekhouden via het SaaS-model werkt. De aanbieder van dit online boekhoudprogramma zorgt op regelmatige basis voor de juiste back-ups. In de meeste gevallen heeft een professioneel boekhoudprogramma een beter systeem en schema voor de backup van gegevens dan de meeste ondernemers.

Boekhouding automatiseren - 3. Digitale facturen en bonnen

Het verzamelen, organiseren en verwerken van je onkosten kan zonder online boekhoudsysteem enorm veel werk zijn. Bonnetjes die kwijt raken, facturen die niet goed verwerkt zijn of zelf een enorme berg facturen die zich opstapelen in een map of la en erop liggen te wachten om verwerkt te worden. Zo´n stapel verwerken is bijna een letterlijke berg werk om tegenop te zien. 

Deze digitale versies van de bonnetjes in de boekhoudsoftware hebben allemaal hetzelfde digitale standaardformaat en kunnen zo veel makkelijk bewerkt worden. Ook het probleem dat een bonnetje zo vervaagt is dat je het niet meer kunt lezen is hiermee opgelost. 

Ook kun je het meestal zo instellen dat facturen die direct in je inbox belanden worden vaak automatisch worden herkend. Ook hebben de meeste boekhoudsoftware apps de optie om simpelweg een met je mobiel een foto te maken van je bonnetje of facturen.

4. De boekhouding automatiseren maakt het meteen veel inzichtelijker

Hoeveel is er deze maand binnengekomen? Wat waren de uitgaven? Hoe hoog is de omzet dit kwartaal? Hoe doen we het dit jaar vergeleken met hetzelfde kwartaal vorig jaar? Dit alles is met een paar muisklikken ineens heel inzichtelijk.

In de meeste boekhoud software zijn er verschillende rapportage-opties waar mee je een veel beter inzicht krijgt in je administratie. Maar je kunt deze gegevens ook veel beter en voor meer zaken te gebruiken. 

Ook als je nieuwe projecten aangaat kun je bijvoorbeeld eerst goed de kosten van gelijkwaardige projecten nagaan. Op basis daarvan kun je nauwkeurige offertes uitsturen. 

Gratis online boekhouden

Wil je meteen beginnen met het met een online boekhouden?

Rompslomp is ideaal voor de beginnende gebruiker van CRM. 

5. Met een online boekhouding kun je effectiever samen werken

Helemaal ideeal is het wanneer gebruikers van verschillende afdelingen dit real-time inzicht hebben. Waar vroeger deze informatie eerst opgevraagd moest worden bij een accountant of financiële afdeling, hebben ze nu direct toegang tot relevante informatie, waaronder financiële rapportages. Bovendien in de meeste online boekhoudprogramma’s deze ook altijd en overal beschikbaar via mobiele apps. De financiële administratie kan dankzij deze nieuwe oplossing beter in communiceren met andere afdelingen. 

6. Je kun anderen toezicht laten houden over je gegevens

Niet elke ondernemer is ook een expert op het gebied van boekhoudingen en belastingen. Veel ondernemers lopen daarom tegen het einde van het jaar met een map vol administratie naar het accountantskantoor voor hulp. Of er worden aan het eind van iedere maand gevens naar een account gestuurd die deze controleert.

Maar met een digitale boekhouding kun je je accountant toestemming geven om mee te kijken in jouw boekhouding. Dat bespaart hem tijd en jou geld.Hij kan je ook veel beter advies geven, omdat je beiden  realtime inzicht hebt in hoe het er voorstaat. De accountant kan je zo van weerhouden om verkeerde beslissingen te maken. Hij kan je ook duiden op zaken die je op tijd moet bijsturen als het niet goed gaat met je bedrijf.

7. Koppelingen zijn belangrijk in online boekhoudsoftware

Veruit een van grootste voordelen van het automatiseren van je boekhouding zijn koppelingen met andere systemen.

De meeste online boekhoudpakketten hebben meerdere mogelijkheden voor automatische koppeling met software van salarissystemen, energieleveranciers, banken en nog veel meer. 

Via een automatische koppeling met je bedrijfsrekening worden hierop de mutaties dagelijks ingelezen. Deze mutaties kunnen snel en automatisch weer gekoppeld worden aan de bijbehorende verkoop- en inkoopfacturen. Hierdoor heb je altijd een actueel overzicht van de betaalde en openstaande facturen.

Ook de salarisgegevens van veel salarissystemen kunnen door een koppeling automatisch worden ingelezen. Dit zorgt voor een hoop minder werk voor de salarisafdeling. 

Boekhouding automatiseren

Koppelingen vormen het hart van een goed online boekhoudprogramma. Koppelingen zijn ook het grote voordeel van een Nederlandse aanbieder van online boekhouden. Deze hebben namelijk de meeste koppelingen voor bedrijven die in Nederland werkzaam zijn. Bijvoorbeeld: leveranciers als KPN, Ziggo, NUON, etc. maken steeds vaker hun facturen online beschikbaar gesteld via een account op hun website. Vaak is het mogelijk die websites te koppelen aan je online boekhouding zodat die facturen automatisch worden ingelezen.

e-Boekhouden heeft de mogelijkheid om btw-aangifte te doen binnen het boekhoudsysteem. Hiermee bespaar je niet alleen veel tijd maar je hebt ook op moment inzicht in de financiële situatie, omdat je btw-aangifte altijd up-to-date is. Zo komt je niet voor verrassingen te staan als, aan het einde van het kwartaal. 

Ben je nieuwsgierig geworden naar de handige BTW-aangifte optie en andere functies van e-Boekhouden.nl? Probeer het de eerste 15 maanden gratis! 

8. Je boekhouding automatiseren bespaart je een hoop ruimte - in je kantoor en in je hoofd

Vroeger puilde de administratieruimte van een kantoor uit met muffe multomappen. Alles moest immers 7 – 10 jaar lang bewaard worden. Als je boekhouding eenmaal geautomatiseerd is kun je vrijwel papierloos werken en hebt je alles digitaal beschikbaar. Met een online boekhoudprogramma is het veel makkelijker om alle gegevens van de afgelopen 7 jaar te bewaren (de wettelijke bewaartermijn van de belastingdienst) en zelfs veel langer dan dat want aan gebrek aan ruimte hoeft het niet te liggen! 

Je hoeft nu namelijk nooit meer facturen uit te printen of bonnetjes te bewaren. In de meeste gevallen kun je een foto met je telefoon maken en die upload je in het online boekhoudprogramma. In feite, creëer je hiermee een “set-it-and-forget-it” systeem dat je een hoop stress kan besparen. 

Je hebt ook geen ruimte met harde schijven meer nodig waarin deze (vaak vertrouwelijke en privacygevoelige) informatie word bewaard. 

9. Je klanten kunnen meteen online betalen

Nog niet zo lang geleden stonden op de meeste facturen alleen de bankinformatie die de klant dan vaak weer handmatig moest invoeren in zijn bank of betalingssysteem. Als je overgaat tot het automatiseren van je boekhouding krijg je veel meer mogelijkheden tot je beschikking. 

Vaak is het mogelijk om meteen een betalingslink te sturen waar je klanten met o.a. creditcard en PayPal kunnen betalen maar ook via bankoverschrijving. Groot voordeel is dat alle informatie en het bedrag al correct ingevuld is zodat hier geen menselijke fouten meer gemaakt kunnen worden. 

De online boekhoudsoftware van Rompslomp maakt het je voor je klanten zelfs mogelijk de facturen te betalen met iDEAL! 

Wil je ook je klanten een factuur kunnen sturen die ze meteen betalen kunnen? Ga hier meteen door naar Rompslomp!

10. Online boekhouden in de cloud is veiliger

Gevens binnen een online beschikbaar systeem zijn niet altijd even veilig. Vaak verschijnen er berichten in de media over bedrijfsdata die op straat is komen te staan door toedoen van hackers. Maar wat veel mensen helaas niet weten is dat dit vaak niets heeft te maken met de beveiliging van software. Verouderde browsers of het onzorgvuldig omgaan met wachtwoorden is hier meestal de oorzaak van. De meeste online boekhoudprogramma’s zijn beveiligd met de meest recente veiligheidsmaatregelen en gebruiken altijd een beveiligde SSL-verbinding.

Voor de aanbieders van online boekhoudsoftware behoord het beveiligen van deze gegevens tot hun core business. Je kunt er dus vanuit gaan dat de gegevens beter beschermd zijn dan in een offline systeem waar je vaak deze bestanden vaak worden uitgewisseld via dropbox of e-mails. 

Ook hoef je je zelf niet meer bezig te houden met de beveiliging van de administratie of boekhouding. Geen gedoe meer met het inrichten van een ruimte met harde schijven en het beveiligen van je eigen servers.

11. Je bent niet gebonden aan een besturingssysteem of browser

Bij eerdere boekhoudprogramma’s die als softwarepakket geleverd werden waren er verschillende installeerde zaken waarmee je serieus rekening moest houden. Werkt het systeem wel op de Windows versie waarmee we werken?  Werkt dit op Apple computers en computers die draaien op Windows of zijn daar 2 verschillende versies voor nodig? Hoeveel opslagruimte heb ik nodig voor de installatie?

Met online boekhoudingssoftware hoef je je hierover geen zorgen meer te maken. Een online boekhoudpakket werkt niet alleen op elke laptop of computer, maar in de meeste gevallen word er ook een app meegeleverd. Ook als er geen aparte app beschikbaar is het boekhoudsysteem meestal via je browser beschikbaar en kun je het alsnog op elk apparaat gebuiken.

12. Je boekhouding automatiseren geeft je meer tijd voor controle, kwaliteit en groei

Als je je boekhouding hebt geautomatiseerd word een groot deel van je boekhouding altijd automatisch bijgehouden. Zo bespaar je ontzettend veel tijd op backofficewerkzaamheden. Je loopt nooit meer achter de feiten aan. En het overzicht dat daarbij komt kijken, levert kwaliteit en betere controles op. .Zo hebben de personeelsleden die naast de verwerking ook tijd voor andere taken, zoals analyses en advies. Hiermee creëren zijn extra waarde voor het bedrijf.

Ook kan het een verlichting van de workflow opleveren. Als werkzaamheden altijd goed bij zijn, creëert dat rust. Nu kan er misschien deze extra tijd in betere dienstverlening gestoken worden. Of er is ineens ook ruimte om je werkzaamheden uit te breiden en nieuwe doelgroepen aan te boren.

Overtuigd en klaar om te beginnen met je boekhouding automatiseren? Maak gratis een proefaccount aan bij Rompslomp en start direct!

Boekhouding automatiseren: De 5 beste online boekhoud systemen

e-boekhouden.nl - Gratis boekhouden

Onze ervaring

5/5

1. e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl is een zeer uitgebreid pakket dat ondanks de wat traditionele boekhoud look verrassend vriendelijk in het gebruik is. De menu’s zijn overzichtelijk en intuïtief, de afzonderlijke invoermodules zijn eenvoudig, maar effectief, en onder de motorkap zitten enkele leuke foefjes die het boekhouden een stuk eenvoudiger maken.

Gratis online boekhouden

Onze ervaring

4.6/5

2. Rompslomp

Met de gratis versie kun je al heel makkelijk  onbeperkt gratis facturen en offertes maken. Of start direct met een gratis 30-daagse proefabonnement van Rompslomp Pro en kies daarna het pakket dat bij jou past.

crm advies

Onze ervaring

4/5

3. Exact​

Deze boekhoudrobot van Nederlandse makers neemt vrijwel al je administratieve werk uit handen. No hands accounting noemt Excel dat. Koppel al je software met Exact, en je werkt vanuit één centraal systeem. Zo worden dubbel werk en fouten voorkomen. 

Boekhouding automatiseren

Onze ervaring

4/5

4. Unit4 Bedrijfsoftware

Unit4 Bedrijfsoftware levert verrassend slimme oplossingen voor Accountants- en administratiekantoren, ZZP & MKB-ers en de Grootzakelijke markt. Het online programma Boekhoud Gemak heeft bovendien met een innovatieve communicatiemogelijkheid die eenvoudig samenwerken tussen accountant en ondernemer direct vanuit de boekhouding mogelijk maakt. 

crm klantenservice

Onze ervaring

4/5

5. Afas​​

Het motto van Afas is “stop met administreren, start met automatiseren”!  Afas online boekhoudprogramma valt mede op doordat het altijd up/to/date is met de Nederlandse wet- en regelgeving. Ook de projectadministratie, HRM & Payroll kunnen naadloos in het boekhoudprogramma geïntrigeerd worden. 

Boekhouding automatiseren: Vergelijk de verschillende Boekhoudsystemen

 

Klaar om te beginnen met je boekhouding automatiseren?

Maak een account aan bij e-Boekhouden en profiteer van de eerste 15 maanden gratis!