ZZP Boekhouding | 8 Tips voor succesvol ZZP Boekhouden! (2021)

Als je net lekker gestart bent als zzp’er, heb je al heel wat administratieve klusjes afgehandeld. Je hebt een zakelijke rekening geopend, verzekering geregeld, je ingeschreven bij de KVK en de Belastingdienst. Dan sta je meestal te springen om met je zaak te beginnen en te doen waar je goed in bent. Maar er ontbreekt nog één ding: je moet een ZZP boekhouding hebben die aan alle vereisten van de Belastingdienst voldoet.

Veel ZZP’ers starten vluchtig met een ZZP boekhouding in Excel en komen er al snel achter dat er te veel dingen zijn die je daar niet goed in kunt verwerken. Je kunt natuurlijk ook een boekhouder inhuren maar dat kan ook kostbaar zijn, vooral als je maar weinig omzet of facturen hebt. 

zzp boekhouding

Beginnen met het vergelijken van verschillende tools voor je ZZP Boekhouding?

1. Zorg dat je facturen in orde zijn.

Facturen moeten aan allerlei regels voldoen en goed genummerd worden binnen je systeem. Degene die de factuur ontvangt moet hierop gemakkelijk al jouw gegevens kunnen terugvinden. Als jouw factuur er professioneel overkomt wordt hij vaak sneller betaald.

Rompslomp bied in de gratis versie een uitstekende tool om gratis facturen te sturen in je eigen huisstijl.

2. Zet je eigen online boekhouding (ZZP) op waarbij je facturen automatisch verwerkt worden.

Als je facturen worden betaald via de bank kan een online boekhoudprogramma ervoor zorgen dat de betalingen automatisch geboekt worden in jouw boekhouding.  Als je dit meteen automatiseert heb je altijd realtime inzicht in de lopende omzet en openstaande debiteuren. Op deze manier krijg je een stuk sneller je geld binnen. 

Klaar om te beginnen met het opzetten van je online zzp boekhouding waarbij je factureren automatisch verwerkt worden? Maak gratis een account aan bij e-Boekhouden en probeer het 15 maanden gratis!

3. Bewaar de door jouw betaalde facturen en bonnetjes zorgvuldig.

Je zult snel merken dat de voorraad facturen, bonnetjes en offertes ontzettend snel toeneemt. Het is daarom belangrijk dat  je het overzicht niet halverwege kwijtraakt en meteen vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaat. 

Dat scheelt jou en eventueel je accountant of boekhouder veel tijd en dus geld. Makkelijker is het nog om meteen een foto van je bon of factuur te maken en die in een speciale map op je telefoon te bewaren. Verschillende online programma’s voor online zzp boekhouden bieden zzp’ers hierin oplossingen die makkelijk te gebruiken zijn. Rompslomp heeft bijvoorbeeld een “online schoenendoos” waar je deze foto’s als het ware digitaal in kunt gooien. Ze worden hierna, inclusief btw-afdracht automatisch in het systeem verwerkt.

4. Automatiseer je btw-administratie en btw-aangifte

De meeste ZZP’ers laten binnen de zzp boekhouding de btw-aangifte door hun boekhouder doen, maar het kan veel eenvoudiger en goedkoper! Maak je gebruik van een online boekhoudprogramma dan kun je met 1 klik de btw berekenen en versturen via een speciale koppeling met het systeem van de belastingdienst. e-Boekhouden heeft een online zzp boekhouden systeem waarin ZZP’ers zelfs binnen het boekhoudprogramma zelf aangifte kunnen doen.

5. Kies een boekhoudprogramma speciaal voor Zzp’ers of een online boekhoudsysteem dat precies bij jouw bedrijf past

Er is een ontzettend groot aanbod in online boekhoudprogramma’s voor Zzp’ers. Het uitzoeken van de beste optie voor jou kan een enorme tijdrovende klus zijn. Denk goed na of jouw onderneming bepaalde specifieke behoeften heeft op het gebied van de zzp boekhouding.

ZZP Boekhouding - 6. Minimale vereisten waaraan een goed boekhoudprogramma moet voldoen

We hebben de meest dringende behoeften van de zzp’er al in de bovenstaande punten besproken maar we zetten ze nog één keer op een rijtje. 

Met een e-boekhoudprogramma moet je in elk geval:

  • Een winst-en verliesrekening opstellen 
  • Facturen opstellen en versturen
  • Je BTW-aangifte berekenen en klaarzetten
  • Bonnen scannen en netjes bewaren
  • Je banktransacties kunnen koppelen aan in- en uitgaande facturen

Handige aanvullende opties zijn: 

  • Een elektronische BTW-aangifte vanuit de boekhoudsoftware naar de Belastingdienst. 
  • Facturen samenstellen en digitaal versturen (minimaal in PDF).
  • Betalingsherinneringen en aanmaningen samenstellen (of beter nog automatisch laten genereren en versturen (per email).
  • Een vaste activa-administratie van middelen en de periode waarover afgeschreven wordt.
  • Verwachte opbrengsten en uitgaven kunnen afzetten tegen de werkelijke opbrengsten en uitgaven in de loop van het jaar.
  • Een mobiele app met alle essentiële functies van het boekhoudprogramma

ZZP Boekhouden - 7. Kies een systeem dat met je mee kan groeien

Let op dat je niet een systeem kiest dat te veel op ZZP-ers is gericht en minder mogelijkheden geeft met betrekking tot salarisadministratie en personeelskosten. Een goed online boekhoudingssysteem bied je ook de mogelijkheid biedt om informatie met anderen te delen en makkelijk nieuwe gebruikers aan te maken. Vermijd dat meerde mensen gaan werken met één log-in voor het systeem.  

zzp boekhouding

ZZP Boekhouden - 8. Vermijd als ZZP'er een boekhoudprogramma met overbodige opties

Als zzp’er is je onderneming nog niet heel ingewikkeld. Je hebt geen personeel, geen honderden klanten met verschillende afspraken en waarschijnlijk ook geen internationale opdrachten. Hierdoor is je boekhouding ook een stuk minder ingewikkeld dan bijvoorbeeld voor een bedrijf in het MKB. Dit betekent ook dat je niet een boekhoudprogramma nodig hebt met allemaal opties die je toch niet gebruikt. Kies daarom een simpel programma waarin alleen de functies zijn opgenomen die je echt nodig hebt. Bepaalde boekhoudprogramma’s hebben de optie om functies die niet nodig zijn uit te zetten. Op die manier hou je een heldere, duidelijke interface in je dashboard. 

Ook hebben meeste zzp boekhoudprogramma’s een gratis proefperiode hebben dus het is aan te raden om  verschillende programma’s te proberen en zo zelf jouw beste boekhoudsysteem vinden.

De beste tools voor ZZP Boekhouding

urenregistratie

Onze ervaring

5/5

1. Reeleezee

Reeleeze is perfect voor de ZZP Boekhouding. Ze richten zich op kleinere bedrijven en hebben hierbij de belofte dat je tijd kunt besparen en eenvoudig controle houdt over je boekhouding. Daarnaast is het hierbij ook eenvoudig om je account of administratiekantoor te laten meekijken. Zo kun jij eenvoudig ZZP boekhouden!

Boekhoudprogramma's vergelijken

Onze ervaring

4/5

2. Visma

Visma eAccounting is de grootste partij uit deze lijst. Het is een innovatief systeem dat ook altijd gebruik maakt van de nieuwste technieken, wat leidt tot een volledig geautomatiseerde ZZP boekhouding. Zo hou jij eenvoudig meer tijd over voor je core business naast het ZZP boekhouden. 

review e-boekhouden

Onze ervaring

4/5

3. e-Boekhouden​​ ​

e-Boekhouden is vooral geschikt voor de startende ZZP’er. Dit omdat dit bedrijf de eerste 15 maanden kostenloos aanbiedt voor haar gebruikers. Daarnaast is het erg eenvoudig om processen zoals belastingaangifte of omzetbelasting automatisch te laten uitvoeren. Dit doordat je eenvoudig je boekhouder toegang kan geven tot jouw zzp boekhouding!

Meer boekhoudsoftware voor ZZP'ers bekijken? We hebben in een eenvoudig overzicht alle verschillende software voor je op een rij gezet.

ZZP Boekhouden - Veelgestelde vragen

Nee, de meeste online boekhoudsoftware heeft alleen een browser en een internetverbinding nodig om je boekhouding af te handelen. Je hoeft verder geen software te downloaden of instellingen op je computer te wijzigen. Je opent gewoon de website van de online boekhoudsoftware in je browser en je kunt aan de slag.

De meeste aanbieders van online boekhoudsoftware voldoen aan de strenge eisen van veiligheidskeurmerken zoals ZekerOnline en Keurmerk Betrouwbaar. Hierover hoef je je dus geen zorgen te maken. Data leaks waarin vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen heeft meestal te maken met het onverantwoord gebruik of gedrag van gebruikers en niet met het hacken van gegevens. 

In principe kun je altijd overschakelen. Maar om dubbele kosten te vermijden is het misschien beter dat je overschakelt aan het einde van een afgewerkte periode (zoals aan het einde van het kwartaal of jaar). 

Heb je een eenvoudige boekhouding en is een accountantsverklaring niet verplicht, ga dan voor een boekhouder. Je bespaart kosten door zoveel mogelijk taken zelf uit te voeren met e-boekhouden. De meeste moderne boekhoudpakketten maken het prima mogelijk om ook met beperkte kennis van het boekhouden je administratie bij te houden.

ZZP Boekhouden - Conclusie

Zelf een online administratie opzetten is echt niet moeilijk. Er zijn dan genoeg boekhoudprogramma’s en boekhoudsystemen beschikbaar om het je zo makkelijk mogelijk te maken. Niet voor niets doen steeds meer zzp’ers dan ook zelf hun administratie. De meeste programma’s zijn heel gebruiksvriendelijk, waardoor je geen geschoolde boekhouder hoeft te zijn om het pakket te begrijpen en ermee te werken. 

Eenvoudig beginnen met een tool voor ZZP Boekhouden?

Maak gratis een account aan bij e-Boekhouden en probeer het de eerste 15 maanden gratis uit.