CRM in Excel | Voordelen, nadelen en alternatieven

Wanneer een bedrijf voor het eerst begint, rolt het geld niet bepaald binnen. Start-ups besteden de eerste opbrengsten aan het lanceren of verbeteren van de producten en diensten. En wat is er makkelijker dan gratis met CRM in Excel aan de slag te gaan?

Dit betekent dat klant- en contactbeheer vaak wordt bijgehouden via spreadsheets. Als je nog maar een handvol klanten hebt, lijkt het logisch om hun informatie gewoon in een spreadsheet te plaatsen en deze te delen met de een of twee verkopers van het personeel. CRM in Excel doen lijkt zo heel eenvoudig. Maar is dat ook zo?

crm in excel logo

In plaats van CRM in Excel toch liever gebruik maken van een ander CRM Systeem? Vergelijk eenvoudig alle systemen!

De voordelen van Excel CRM

We hebben de voordelen van CRM Excel voor je op een rijtje gezet zodat jij eenvoudig kunt b epalen of Excel de geschikte tool is voor het beheer van jouw relaties. 

Voordeel 1: Het is gratis

Voor de meeste bedrijven is spreadsheet software direct beschikbaar en vaak gratis. Of je bedrijf nu Microsoft Office gebruikt en gemakkelijk toegang hebt tot Excel of werkt op G-Suite waar Google Spreadsheets direct beschikbaar is, de meeste mensen met een internetverbinding hebben toegang tot een spreadsheet. 

Voordeel 2: Ze vereisen minimale training

Of je nu een spreadsheet hebt gebruikt om je persoonlijke financiën te beheren, of talloze uren hebt besteed aan het maken van tabellen voor je werk, de kans is groot dat je al wat praktische ervaring hebt met het gebruik van spreadsheets. Afgezien van het bouwen van ingewikkelde formules, is het vastleggen van informatie in spreadsheets redelijk intuïtief en vereist geen intensieve training om het onder de knie te krijgen. Dit maakt spreadsheets een toegankelijke optie voor teams die snel groeien en geen tijd hebben om nieuwe medewerkers te trainen in het gebruik van gecompliceerde software.

Voordeel 3: Gratis Excel Templates op het Internet

Je hoeft geen Excel-expert te zijn. Je kunt simpelweg op Google een goede Excel CRM template of voorbeeldformule gaan zoeken. Deze is niet altijd precies op jouw bedrijf gericht maar vaak je kunt vaak wel iets vinden wat past bij de behoeften van je onderneming en deze aanpassen. 

Hoewel spreadsheets voldoende kunnen zijn voor start-ups, zijn deze voordelen vaak van korte duur. Na verloop van tijd kunnen spreadsheets meer problemen opleveren dan ze waard zijn.

Zelfs voor een klein bedrijf is het beheren van klantinformatie via spreadsheets op zijn best onproductief en in het slechtste geval ontzettend schadelijk. Laten we eens  enkele nadelen bekijken van het gebruik van spreadsheets om klant- en contactgegevens bij te houden.

excel crm

Toch niet overtuigd dat een Excel CRM geschikt is voor jou? Overweeg dan eens het gebruik van een betaalde tool. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld Monday!

De nadelen van Excel voor CRM

Naast de voordelen die Excel CRM met zich meebrengt, staan hier tegenover natuurlijk ook veel nadelen, om het zo overzichtelijk mogelijk voor je te houden hebben we hier ook een lijstje voor gemaakt. 

Nadeel 1: Spreadsheets zijn intern moeilijk te delen

Als het verkoopteam uit één persoon bestaat, is één enkele spreadsheet met klantcontacten prima. Maar wat gebeurt er als je extra vertegenwoordigers moet gaan inhuren om aan de vraag te voldoen? Het delen en bijwerken van één enkele master-spreadsheet voor een heel team kan snel een administratieve nachtmerrie worden.

Nadeel 2: Spreadsheets zijn gemakkelijk extern te delen

In tegenstelling tot een speciaal systeem dat toegang vereist om in te loggen, kunnen spreadsheets naar iedereen en overal worden verspreid door simpelweg een e-mail te sturen. Dit maakt het voor een ontevreden of oneerlijke medewerker gemakkelijk om leads en klantgegevens te delen met externe contacten (lees: je concurrenten). 

Nadeel 3: Er is geen duidelijke indicatie van wie aan wat wanneer werkt

Het opzetten van een overzichtelijk systeem om leads en klanten te verdelen wanneer je vanuit spreadsheets werkt, is moeilijk. Om nog maar te zwijgen over het feit dat, tenzij je je vertegenwoordigers traint om nauwgezette aantekeningen te maken en een rigoureus documentatieproces te volgen, er geen indicatie is van wie het laatst contact heeft opgenomen met een klant of lead, en wat de inhoud van het bericht was en wanneer het contact plaatsvond.

projectbeheer

Beginnen met een eenvoudig CRM systeem? Kies voor Monday!

Nadeel 4: Welke versie is correct en up-to-date?

Iedereen begint misschien te werken met dezelfde gegevens … maar dat zal waarschijnlijk niet lang zo blijven. Elke keer dat een medewerker een wijziging aanbrengt in de hoofdspreadsheet, moet hij deze uploaden naar een centrale opslagplaats om de bewerkingen door te geven aan de rest van het team. Maar wat als ze dat vergeten? Binnen de kortste tijd heb je verschillende versies van “die ene” spreadsheet, allemaal met andere gegevens. Hoe weet je welke de juiste is? Het uitzoeken hiervan is vaak een tijdrovend proces.

Nadeel 5: Veel onopgemerkte fouten als je Excel voor je CRM gebruikt

Volgens een studie van de Universiteit van Hawaï bevat 88% van de spreadsheets tenminste één fout. Als nauwkeurigheid een grote prioriteit is voor jouw onderneming, verwacht dan niet dat je deze uit spreadsheets haalt.

Nadeel 6: Uit Excel een CRM-rapport trekken is vaak een moeizaam proces

Volgens een studie van de Universiteit van Hawaï bevat 88% van de spreadsheets tenminste één fout. Als nauwkeurigheid een grote prioriteit is voor jouw onderneming, verwacht dan niet dat je deze uit spreadsheets haalt.

Nadeel 7: Er is geen mooi gegevensoverzicht binnen Excel

De meeste gebruikers weten wel hoe ze een aantal standaard grafieken in spreadsheets kunnen maken. Maar een professioneel uitziend rapport is vaak een ander verhaal. Het samenstellen en visualiseren van de data in een spreadsheet is vaak tijdrovend en frustrerend. Sommige gebruikers kiezen ervoor om de visuals helemaal over te slaan – ze zijn tenslotte niet altijd nodig. Maar niemand is onder de indruk van een  presentatie die alleen maar uit saaie rijen en tabellen bestaat.

Nadeel 8: Kritische klantgegevens niet beschermd

Gegevens die uitsluitend op de servers van je bedrijf staan, kunnen voor goed verloren gaan als er iets mis gaat met de server op de harde schijf waarop deze zijn opgeslagen.

excel als crm

Nadeel 9: Je marketingafdeling heeft veel minder gegevens om mee te werken

Oké, misschien heeft je bedrijf geen aparte marketingafdeling. Maar ook als je salesafdeling in een Excel Sheet werkt en je klantenservice weer in een ander bestand loop je een hoop waardevolle data mis. Voor verkoop is het goed te weten of er in het verleden negatieve ervaringen zijn geweest. Voor de klantenservice en andere afdelingen is het juist weer goed te weten wat je sales mensen precies hebben belooft. 

Nadeel 10: Managers hebben minder overzicht in een CRM Excel

Om effectief te kunnen coachen en begeleiden, moeten verkoopmanagers inzicht hebben in de dagelijkse acties en sales pipeline van hun team. Jammer genoeg is dit vrijwel onmogelijk via spreadsheets. Zowel vertegenwoordigers als managers raken al snel gefrustreerd van het ellenlange proces van uploaden, downloaden, bijvoegen en e-mailen.

Nadeel 11: Excel voor CRM op je mobieltje is vrijwel onmogelijk

Mobiele toegang tot verkoopsystemen kan vertegenwoordigers helpen een stuk productiever te werken – volgens sommige studies met maar liefst 24%. Maar heb je al eens geprobeerd om op je smartphone een Excel sheet aan te passen? 

De meeste sales mensen die veel op pad zijn vinden het vreselijk vervelend om iedere keer een laptop te moeten opnemen om klantgegevens in te voeren of te wijzigen.

Nadeel 12: Excel is moeilijk uit te breiden als je bedrijf groeit.

Zodra je bedrijf – en hier mee ook je klantenbestand – begint te groeien, zullen Excel sheets dat ook moeten doen. Hoe groter de spreadsheet, hoe groter de kans dat deze fouten en foute formules bevat. 

Tegenover de voordelen van Excel staan vele nadelen. Hoewel Excel-spreadsheets geweldige rekenmachines zijn, zijn het geen goede databases. Dat komt omdat Excel gedeeltelijk geen relationele tabellen heeft en beperkte interfacemogelijkheden. Excel kan heel omslachtig zijn met een paar honderd items en bijna onmogelijk om goed te beheren met duizenden items.

Misschien heb je wel eens geprobeerd een speciale verkoopactie of campagne op te zetten en daarbij kwamen tientallen salesmensen elk aan met hun eigen Excel sheets met klanten. Deze moet je dan vaak weer in een nieuwe spreadsheet samenvoegen maar vaak blijven mensen nog hun eigen spreadsheet gebruiken in plaats van de nieuwe versie. 

Nadeel 12: Excel voor CRM op je mobieltje is vrijwel onmogelijk

Mobiele toegang tot verkoopsystemen kan vertegenwoordigers helpen een stuk productiever te werken – volgens sommige studies met maar liefst 24%. Maar heb je al eens geprobeerd om op je smartphone een Excel sheet aan te passen? 

De meeste sales mensen die veel op pad zijn vinden het vreselijk vervelend om iedere keer een laptop te moeten opnemen om klantgegevens in te voeren of te wijzigen.

De beste CRM systemen als alternatief voor CRM in Excel

Monday.com

Wil je toch liever gebruik maken van een professioneel CRM systeem? Monday.com biedt verschillende tools aan om op een overzichtelijke manier je klantgegevens in orde te houden. Monday.com biedt één van de beste CRM systemen, omdat het een systeem in de cloud zit, loopt de samenwerking via verschillende locaties optimaal. Het contactbeheer is gemakkelijk te overzien en is toegankelijk om bij te werken. Je kan in een handomdraai bestanden met elkaar delen en onderling chatten. Dit CRM systeem is beschikbaar voor acht euro per maand per gebruiker en de eerste twee weken zijn gratis.

Pipedrive

Het CRM systeem van Pipedrive neemt veel taken uit je handen, waar je voorheen veel moeite aan besteedde. Door automatisering, neemt Pipedrive administratieve taken over. Ook houdt Pipedrive prestaties bij en geeft je een nauwkeurig overzicht of je op schema zit en welke activiteiten er nog moeten worden uitgevoerd. De interne- en externe communicatie wordt op een overzichtelijke manier bijgehouden, waardoor je optimale controle krijgt over je agenda. Ook krijg je een inzicht over de privacy & beveiliging en daardoor precies weet hoe bedrijfsgegevens gebruikt worden.  Je kan oneindig veel activiteiten inplannen om bijvoorbeeld nieuwe deals te sluiten. Pipedrive houdt precies bij wat de volgende stap is. 

Lime

Bij Lime CRM kan je op een slimmere manier zaken doen. Je data wordt in een handomdraai verzamelt en krijgt daardoor meteen inzicht in statistieken. Het wordt gemakkelijker om relaties te categoriseren en bij te houden. Je hebt een proefperiode van drie maanden en per licentie is het €45,00 euro. Je klanteninformatie wordt op één plek verzamelt en wordt altijd toegang tot gegeven om een goed overzicht te kunnen houden. Het CRM-systeem van Lime geeft je een duidelijk sales process en daardoor weet je meteen welke deals er nog gesloten moeten worden. Lime CRM biedt een goede basis voor het optimaliseren van je bedrijf/organisatie.

Niet tevreden over CRM in Excel?

Overweeg dan eens een professioneel CRM systeem. Bekijk onze vergelijking van andere CRM systemen hieronder!