Gratis CRM systemen | Voordelen, nadelen en alternatieven

Als ZZP’er, ondernemer of MKB’er heb je al snel behoefte aan een CRM systeem om je klantenbestand te beheren en het meeste uit je klantenrelaties te halen. Misschien overweeg je daarom wel om te kiezen voor een gratis CRM systeem. 

Wat zijn de voor- en nadelen van gratis CRM systemen en zijn deze een goede optie voor jouw bedrijf? We duiken hier in de wereld van gratis CRM software.

gratis crm

Wil je direct verschillende CRM systemen vergelijken? Gebruik dan onze vergelijkingstool!

Gratis CRM systemen

Je wilt natuurlijk geen overbodige kosten maken als bedrijf of Zzp’er. Zeker zeker als startende ondernemer heb je misschien nog niet het geld om in CRM (Customer Relationship Management) te investeren. Maar het is ook niet verstandig om direct geld te gaan besteden aan een pakket waarvan je niet weet of je het wel zal blijven gebruiken. 

Voor we beginnen: CRM-software, CRM-systeem,  CRM-pakket, CRM-applicatie, het zijn allemaal verschillende benamingen waarmee hetzelfde bedoeld wordt. We hebben het over een systeem waarin alle belangrijke data van je zakelijke relaties op een centrale plaats worden opgeslagen. Hierbij kun je denken aan e-mails en telefoongesprekken, een online contactformulier, een agenda waarin de afspraken met klanten staan, en alle data en onderwerpen van vergaderingen en takenlijstjes. 

Er zijn meer dan 200 verschillende partijen die een CRM-systeem op de Nederlandse markt aanbieden. Daar zitten ook gratis varianten tussen. Waarom zou je dan voor maatwerk of een grote naam kiezen als er ook kosteloze crm-systemen bestaan?

Om het allemaal nog ingewikkelder te maken, zijn er ook veel verschillen tussen de gratis CRM-systemen. Het ene CRM-pakket kan meer dan het andere, en het is vaak onduidelijk waarin het verschil nu zit. Sommige bieden combinatie pakketten met andere zaken zoals projectmanagement en boekhouding aan en velen bieden een gratis optie met gelimiteerde functies. Maar er zijn ook een aantal zogeheten “open source” en “Freemium” aanbieders. Deze gaan we als eerste eens bekijken. 

Gratis en open source CRM software

We kunnen de gratis CRM-systemen opdelen in twee categorieën: 

  • Freemium (gratis maar beperkt)
  • Open source.

Freemium CRM - Gratis met beperkingen

Freemium is een combinatie van de woorden ‘free’ en ‘premium’. Het is een business model waarbij men het product of de dienst eerst gratis aanbiedt, en waarbij er vervolgens geld wordt gevraagd voor extra mogelijkheden. Freemium software is bij de meesten van ons vooral bekend door merken zoals DropBox, Skype en Spotify.

Binnen gratis CRM software stellen Freemium-versies vaak limieten aan het aantal gratis gebruikers en contacten of aan de hoeveelheid gratis opslag en het aantal extra functies. 

Breidt je bedrijf zich uit, dan moet je alsnog weer overschakelen naar een model waarvoor betaald moet worden of kiezen een optie met ruimere CRM-oplossingen. Andere freemium CRM systemen maken vrijwel alle mogelijkheden beschikbaar, maar alleen voor een beperkt aantal gebruikers. Of bieden onvoldoende beveiliging voor je data.  

Open source CRM - “gratis” software waar veel bij komt kijken

Open source systemen bieden gebruikers meestal een volledig functioneel CRM-systeem zonder beperkingen. Maar ook hier is er een addertje onder het gras.  Je bedrijf moet namelijk de kennis in huis hebben om het CRM systeem te installeren en te configureren. Open source systemen vereisen veel aanpassingen en de meeste leveranciers van open source CRM bieden alleen tegen betaling aan om dit te installeren en te configureren. Ook voor ondersteuning moet vaak betaald worden. 

Open source CRM-software is een prima optie voor bedrijven die over de nodige IT-ervaring beschikken en de code van deze software zelf kunnen aanpassen, en weinig technische ondersteuning nodig hebben. Als je echter niet de juiste mensen in huis hebt of deze niet kunt inhuren, en wel een betaalbare oplossing nodig hebt, kun je misschien beter een betaald pakket overwegen. 

Houd goed in gedachten dat je dubbel betaalt als je IT personeel na de gratis installatie voortdurend een (dure) helpdesk moet bellen. 

In het ergste geval kan een slecht geïmplementeerd CRM-systeem je hele onderneming laten vastlopen! Gratis software kan je bedrijf dus ernstig schaden als je dit implementeert zonder erover na te denken. 

Wil je liever beginnen met een betaald CRM systeem zonder beperkingen? Probeer dan de gratis proefperiode van Monday.

Nadelen van een gratis CRM systeem

Toch niet zo gratis

De meeste gratis CRM-oplossingen bieden de basisfuncties waarmee je je marketing, verkoop en klantenservice kunt beheren. Dit is misschien alles wat je organisatie op dit moment nodig heeft, en aangezien er voor geavanceerdere functies meestal moet worden betaald, moet je er rekening mee houden dat je waarschijnlijk moet betalen voor extra opties, zoals marketingautomatisering of geavanceerde gegevensanalyse. Naarmate je bedrijf groeit en je behoeften veranderen, zul je op de lange termijn misschien net zoveel betalen, zo niet meer.

Voordat je een nieuwe oplossing implementeert, is het belangrijk om je huidige behoeften te analyseren en ook om een langetermijnvisie van je bedrijf te hebben. Bedenk hoe snel je deze aanvullende functies nodig hebt, en bedenk hoe het uitstellen van de implementatie ervan op een later tijdstip kan leiden tot meer vertraging op het gebied van wijzigingsbeheer, configuratietijd en gegevensmigratie.

Geen Nederlandse ondersteuning voor de meeste gratis CRM-systemen

De meeste gratis CRM software en gratis online CRM oplossingen zijn van  internationale bedrijven en het hele CRM systeem is daardoor in het Engels. Dit is voor de meeste Nederlanders niet zo’n groot probleem. Voor veel marketing en salestermen gebruiken we inmiddels toch al de Engelse variant.

Maar mocht je echt in de problemen komen en contact op te nemen met de helpdesk, kan dit een stuk lastiger worden. Als iemand je op afstand probeert te helpen om je data te redden heb je misschien toch liever iemand aan de lijn die Nederlands spreekt. Ook bij het uitdraaien van de rapportage kan het zijn dat je rapport of presentatie vol met onbedoelde Engelse woorden staat.

Is gratis CRM-software een goede optie voor jouw bedrijf?

Het is verstandig om eerst goed te kijken naar wat je precies wilt en de opties van diverse gratis CRM systemen goed te vergelijken. Hoewel er diverse opties voor een gratis CRM systeem zijn, zijn er ook aanbieders die deze voor slechts een paar tientjes per maand aanbieden. Het voordeel is dat je dan in veel gevallen een gratis app tot je beschikking hebt waarin je alle data uit het CRM via een smartphone of tablet kunt inzien, waar een wanneer je maar wilt. Daarnaast bieden deze CRM’s vaak veel meer mogelijkheden, zoals koppelingen met facturatieprogramma’s of je boekhouding. 

De meeste CRM-projecten falen doordat de vergelijking van systemen in de selectiefase te beperkt is. Het is belangrijk een goed en volledig beeld te krijgen van de voor- en nadelen van de meerdere pakketten voor jouw onderneming om zo met een goede lijst te komen van gratis CRM-systemen en aanbieders. Het vergelijken van 2 of 3 pakketten is niet echt voldoende om tot een goed beeld te komen. Deze beperkte vergelijking komt vaak doordat organisaties maar een paar CRM-aanbieders overwegen en deze aanbieders met één systeem werken. Gericht en onafhankelijk advies is vaak moeilijk te vinden. 

Zorg voor een goede vergelijking van gratis CRM en betaalde CRM

Een goed gratis CRM systeem kan een organisatie veel voordelen opleveren. Maar het is heel belangrijk dat het systeem de processen van jouw bedrijf kan ondersteunen en kan laten groeien. En niet andersom! Vaak sneuvelen CRM projecten doordat de organisatie en haar processen teveel aangepast moeten worden aan het nieuwe systeem. Het grote gevaar is dan dat dit maar gedeeltelijk lukt of dat gebruikersacceptatie binnen je organisatie uitblijft.

De redenen dat een bedrijf voor een gratis pakket kiest, lopen uiteen. Prijs is een veelgehoorde motivatie om ‘goedkoop te beginnen’. Soms is de redenatie; ‘alles is beter dan we nu hebben’! 

Het succes van CRM-software hangt in grote mate af van de betrokkenheid van medewerkers. Bij de zoektocht naar gratis CRM-systemen leeft vaak van het idee dat CRM niets meer is dan een softwarepakket. Maar niets is minder waar: CRM is ruggengraat van het bedrijf. Het ondersteunt alle bedrijfsprocessen en stuurt ze aan. Past het systeem niet bij de bedrijfsprocessen, dan heeft het een funeste invloed op je onderneming.

Betaal niet te veel en probeer eerst gratis uit

Slimme ondernemers proberen zowel de gratis opties als de betaalde CRM software eerst op hun gemak uit. Dat kan vaak dankzij de gratis proefperiode die er voor de meeste betaalde pakketten beschikbaar zijn. Test de software voor klantrelatiebeheer, net als de eventuele app die meegeleverd wordt. Op die manier krijgt je een goed beeld van wat je kunt verwachten en hoe een betaald pakket zich verhoudt tot de gratis software.

Online heb je vaak de keuze uit verschillende pakketten CRM software. Meld je aan, zodat je van de trial gebruik kunt maken. Dit is dé manier om te voorkomen dat je later voor verrassingen komt te staan en om te ontdekken hoe een betaald pakket vaak een veel beter alternatief kan zijn voor gratis CRM software. En misschien kom je tot de conclusie dat dit uiteindelijk een goedkopere optie is.

De beste CRM systemen

crm klantenservice

Onze ervaring

4/5

Freshworks CRM

Het CRM-systeem van Freshworks CRM biedt je de mogelijkheid om je interne- en externe communicatie te personaliseren. Hierdoor wordt het contact voor klanten én medewerkers prettiger gemaakt. Freshworks CRM zorgt ervoor dat je een overzichtelijk klantenbestand krijgt en toegang hebt tot een overzichtelijk schema. Freshworks CRM analyseert de deals die zijn gemaakt en geeft je inzicht in welke taken nog gedaan moeten worden. Werk gemakkelijk met je collega’s door bestanden met elkaar te delen waar iedereen toegang tot kan krijgen. Freshworks CRM is een professioneel CRM systeem dat je bedrijf een goede basis kan geven om te groeien.

boekhoudtools

Onze ervaring

4/5

Gripp

Gripp biedt een CRM-systeem waarbij je in één overzicht toegang tot alle contacten hebt. Daarnaast geeft het je ook een inzicht in alle lopende zaken. Hierdoor wordt het veel makkelijker gemaakt om contact te leggen met klanten en kan je aandacht besteden aan andere belangrijke zaken. In de klantenkaart van Gripp zijn alle lopende zaken te zien. Door deze tools ben je beter voorbereid op vragen van bijvoorbeeld klanten, omdat alles in een overzichtelijk klantenbestand staat. Door de CRM software van Gripp kan je ieder moment van de dag inzage krijgen in contactinformatie en krijg je een goed overzicht voor jou en je medewerkers.

crm systeem

Onze ervaring

5/5

Perfectview​​

Wanneer je samenwerkt in één online systeem, wordt het contact met jou, de medewerkers én de klant verbeterd. PerfectView CRM biedt een systeem om al je relaties optimaal te kunnen beheren. De mogelijkheid is er om de app eerst uit te proberen voor een proefperiode. Wanneer je tevreden bent is de prijs €12,50 per maand. Je hoeft geen implementatiekosten te betalen, waardoor je meteen kunt beginnen met het optimaliseren van je klantenbestand. Het CRM-systeem van PerfectView is veilig én heeft een Nederlands helpdesk, waardoor je te allen tijde snel en goed geholpen kan worden. 

Conclusie: Gratis CRM systemen?

Gratis CRM systemen kunnen een aantrekkelijke optie zijn voor bedrijven met weinig medewerkers of een klein klantenbestand. Maar wanneer je onderneming snel groeit, kan een gratis CRM systeem al snel beperkend zijn. Het kan daarom een goede optie zijn om betaalde CRM systemen te vergelijken om zo je bedrijfsprocessen te optimaliseren en het meeste uit je klantrelaties te halen. 

Een CRM systeem voor jouw organisatie proberen?

Maak dan een account aan bij Perfectview en ontdek wat dit CRM systeem voor jouw onderneming kan betekenen.

Nog meer CRM systemen vergelijken?