Beste projectmanagement tools | Eenvoudig vergelijken (2021)

Moeite met het overzicht te bewaren wanneer het gaat om projecten managen? Wellicht dat je hier hulp bij kunt gebruiken. De beste projectmanagement tools maken het gemakkelijk en overzichtelijk om de voortgang van een project bij te houden.

Vaak integreren deze tools ook communicatiekanalen als e-mail of programma’s als Microsoft teams. De beste projectmanagement tools kun je vaak uitproberen middels een gratis trial versie, maar er zijn ook gratis projectmanagement tools waar dan wel een aantal limitaties aan verbonden zijn.

beste projectmanagement tools top

De beste projectmanagement tools vergelijken? Klik op de oranje knop en bekijk onze aanraders!

In dit artikel gaan we dieper in op de beste projectmanagement tools, de waarde ervan voor jouw bedrijf en wat de beste projectmanagement tools zijn.

Inhoudsopgave

Wat zijn projectmanagement tools?

Een projectmanagement tool is software waarbij jij alle belangrijke punten als deadlines, takenverdeling, voortgang en budget gemakkelijk in één enkel platform kunt bijhouden. 

In deze tijd is het gebruik van een projectmanagement tool alleen maar essentiëler geworden, omdat veel mensen thuiswerken. Dan is het overzicht bewaren moeilijk als projectmanager.

Om onnodig mailverkeer te voorkomen zodat je meer tijd hebt voor het project zelf, kan een projectmanagement tool je efficiënt verder helpen om dit te realiseren. 

Het hele team kan de planning inzien en ook kun je verwachte tijdsduren instellen zodat je teamleden een beter beeld hebben bij de inspanningen die ze gaan leveren.

Ben jij al bekend met PM software en wil je één van onze selectie beste projectmanagement tools gratis uitproberen? Check dan Wrike!

Waarom een projectmanagement tool?

Een projectmanagement tool bespaart veel projectmanagers ontzettend veel tijd aan administratie, onnodig mailverkeer en vergaderingen en biedt overzichtelijk een tijdlijn van wat er moet gebeuren. Zo bespaar je jezelf niet alleen een hoop stress, maar kun je deze energie beter stoppen in het actief managen en monitoren van de individuele taken en op basis hiervan een verbeterd proces ontwikkelen voor het volgende project.

Met een projectmanagement tool heb je alles bij elkaar, wat rust biedt voor zowel de projectmanager als de teamleden. Je hoeft immers niet alles bij elkaar te zoeken en de teamleden zien zelf de voortgang en resultaten van hun werk.

De functies van projectmanagement tools

Software ontwikkelaars van projectmanagement tools tegenwoordig bieden steeds meer toeters en bellen aan in hun pakket. Deze kunnen soms erg handig zijn voor je bedrijf, maar het is belangrijk om de rode lijn te onthouden van wat er belangrijk is in een projectmanagement tool. Hieronder zetten we de zes essentiële functies uiteen waar je op moet letten als je projectmanagement tools vergelijkt.

1. Planning

Planning is voor een projectmanager het allerbelangrijkste. Hier gaat of staat het project mee. Vanzelfsprekend dus dat projectmanagement tools zich hier vooral op richten. Software waar je gemakkelijk een overzichtelijke planning kunt aanmaken is essentieel voor elk bedrijf.

Een overzichtelijke planning is uiteraard een subjectieve term, en je zult zelf moeten kijken welke projectmanagement tools het meest gebruiksvriendelijke interface heeft voor jou en je team.

2. Taken

Een ander belangrijk aspect aan projectmanagement tools, zijn taken die je toewijst aan je teamleden. In plaats van overtollig mailverkeer kun je deze gemakkelijk in het schema zetten en precies toewijzen aan de teamleden die hiervoor nodig zijn. 

Ook kun je vaak een geschatte tijdsduur instellen en ook bepaalde milestones instellen. Een andere handige functie zijn projectmanagement tools waarbij je een notificatie krijgt wanneer een deadline nadert of verstreken is. Zo kun je snel schakelen om vertraging te beperken.

3. Communicatie

Iets wat in de praktijk ontzettend veel tijd scheelt, is wanneer je zowel de communicatie en de planning in hetzelfde programma kunt doen. Dat is precies wat veel projectmanagement tools bieden. 

Zo kun je gemakkelijk belangrijke informatie doorzetten naar voor wie het van toepassing is. Ook hoef je niet telkens je mailbox in de gaten te houden, want de meeste projectmanagement tools bieden geïntegreerde tools aan

4. Rapporten en statistieken

Met rapporten en statistieken kun je vastleggen waarom je tegen bepaalde problemen bent gelopen en hoe deze in de toekomst beter kunnen. Dit scheelt ook tijd wanneer je moet rapporteren aan management en uitleg moet geven over het verloop van het project en waarom je bijvoorbeeld over het budget bent gegaan. 

Met de beste projectmanagement tools kun je ook gehele rapporten genereren waar essentiële informatie in verwerkt is welke gepresenteerd kunnen worden.

5. Budgetoverzicht

Budgets zijn voor veel projectmanagers een lastig aspect om te overzien. Overal worden kosten gemaakt en om dit allemaal zelf te verzamelen en in één bestand te verwerken kan veel werk opleveren. 

Via een projectmanagement tool kun je hiervoor een handig overzicht maken en in bepaalde categorieën plaatsen. Ook kunnen de beste projectmanagement tools je inzicht geven op je budget om zo te voorkomen dat je niet teveel óf te weinig uitgeeft.

6. Tijdregistratie

Dankzij tijdregistratie heb je goed inzicht in hoeveel tijd bepaalde taken gekost hebben en wat je verwachte tijdsduur was. Zo kun je hierop schakelen voor het volgende project, of bepaalde problemen identificeren. 

Ook bieden de uitgebreidere projectmanagement tools de mogelijkheid om automatisch tijd te factureren of aangepaste urentarieven in te stellen voor bepaalde werkzaamheden.

Het urenoverzicht van al je teamleden kun je vervolgens gemakkelijk via de tool bij elkaar voegen en toevoegen aan de projectfactuur.

beste projectmanagement tools asana

Beginnen met één van de beste project-management tools?

Asana is een goede keuze voor start-ups en grotere bedrijven.

De beste projectmanagement tools

beste projectmanagement tools Monday

Onze ervaring

5/5

1. Monday.com

Monday.com biedt een betaalbaar platform aan waarbij alle essentiële functies aanwezig zijn om een succesvol project te leiden. Van ons drietal aanbevolen beste projectmanagement tools is het qua abonnementen de goedkoopste, maar heeft het daarentegen geen gratis basispakket, wat Asana en Wrike wel bieden. Monday.com heeft wel een zeer aantrekkelijk visueel interface waarbij overzichtelijkheid centraal staat. Net als de meeste projectmanagement tools biedt het onder andere mogelijkheden om Gantt charts en Kanban boards aan te maken.

Je kunt via het basis abonnement al vanaf €8,- per persoon per maand gebruik maken van het platform.

beste projectmanagement tools asana

Onze ervaring

4/5

2. Asana

Ook Asana heeft veel te bieden op het gebied van projectmanagement en behoort dan ook zeker in ons rijtje van de beste projectmanagement tools. Asana biedt integratie met een tal van andere software, waaronder Salesforce, Microsoft Teams, Gmail, Mailchimp en Outlook.

Ook kun je als start-up of kleiner bedrijf gebruik maken van hun gratis projectmanagement tools tot 15 gebruikers. Daar zijn de mogelijkheden ietwat gelimiteerd vergeleken met een betaald abonnement, maar blijven de functies toch verrassend uitgebreid. De prijsklasse van de betaalde abonnementen ligt wel iets hoger dan Monday.com.

Wrike logo

Onze ervaring

4/5

3. Wrike

Wrike is iets kleiner dan zowel Asana als Monday.com, maar heeft toch een indrukwekkende klantenportefeuille, zoals Siemens, Porsche, Swarovski en AirBnB. Wrike biedt naast gratis projectmanagement tools voor 5 of minder personen ietwat goedkopere plannen dan Asana. Ook biedt Wrike een aanzienlijk hoog aantal integraties met andere software, zoals HubSpot, Twitter, Facebook en Outlook.

Beste projectmanagement tools - Veelgestelde vragen

Voor kleine teams zal Asana of Wrike de voordelige optie zijn. Deze hebben namelijk een gratis projectmanagement tool voor kleinere bedrijven of start-ups. Echter komt Monday wel naar voren als de meest voordelige wanneer je voor een groter team naar projectmanagement tools zoekt.

Dit kun je gemakkelijk op de homepage van de projectmanagement tool van jouw keuze zien. Hier vind je onder pricing welke features er allemaal bij welk abonnement horen.

Dit ligt aan de grootte van je bedrijf. Voor start-ups zullen Wrike en Asana zeker een goed idee zijn dankzij de gratis projectmanagement tools die ze aanbieden. Monday heeft echter wel een goedkoper model voor de grotere bedrijven. Uiteindelijk ligt het er aan welk interface je het meeste aanspreekt en hoeveel je over hebt voor gebruiksvriendelijkheid en een hoge mate van integratie met andere software, waar Monday wel onderdoet voor de andere twee.

Beste projectmanagement tools - Conclusie

Al met al betekenen projectmanagement tools een enorme toename in efficiëntie, omdat je het communiceren via verschillende platformen en constante heen-en-weer gemail voor een groot deel elimineert. 

Daarnaast kun je de meeste projectmanagement tools gemakkelijk integreren met programma’s die je bedrijf al gebruikt, zoals bijvoorbeeld Salesforce of Outlook.

Met de mogelijkheid om eerst een gratis trial te proberen kan het zeker waard zijn om een projectmanagement tool uit te proberen en het effect te evalueren. De kans is groot dat dit een positieve impact zal hebben op de efficiëntie en ook de communicatie binnen het team zal verbeteren. Wil je meer weten over Scrum Tools of Prince2 Projectmanagement? Lees dan onze handige artikelen over deze onderwerpen. 

Starten met een projectmanagement tool?

Probeer Monday gratis uit en verken de mogelijkheden vrijblijvend!