Projectplanning | De beste projectplanning software van van 2021!

Veel bedrijven laten kansen liggen wanneer het gaat om het optimaliseren van projectplanning. Zo kosten projecten meer tijd dan nodig is en zijn veel werknemers tijd kwijt aan onnodige vergaderingen en e-mails. Tegenwoordig zijn er talloze projectmanagement software aanbieders die ook projectplanning tools aanbieden.

projectplanning gantt chart

Gemakkelijk project plannen via projectmanagement software? Vergelijk de aanbieders nu!

Wat houdt projectplanning in?

Projectplanning is een belangrijk onderdeel van project management en is vaak de beslissende factor wanneer het gaat om het succes van een project. Het juist inplannen van een project kan de werklading goed verspreiden, waardoor en minder werkdruk is en daarmee ook minder fouten worden gemaakt tijdens het proces.

Vaak wordt dit gedaan in de vorm van overzichtelijke schema’s, zoals bijvoorbeeld Gantt charts. Hiermee maak je een planning en tijdlijn van een project en kunnen ook binnen de tijdlijn updates worden gegeven van de voortgang van het project.

Steeds meer wordt projectplanning niet meer handmatig gedaan, maar via project management software. Tegenwoordig zijn er een tal van project management software aanbieders op de markt. In dit artikel leggen we de waarde van project planning, de stappen die je maakt om dit goed uit te werken en welke project management software wij aanbevelen.

monday projectplanning

Is het voor jou duidelijk wat CRM Software is en ben je klaar om te ontdekken wat voor jou de beste is? Begin dan nu direct met Monday.com!

Wat is de waarde van projectplanning?

Voor project planning geldt dat, hoe groter het project en met hoe meer mensen je eraan werkt, hoe meer waarde een goede projectplanning heeft. Uiteraard hoef je niet alles in zijn geheel uit te plannen als je ergens met slechts 1 of 2 mensen aan werkt. Als er echter meerdere mensen of zelfs meerdere partijen werken aan eenzelfde project, is het haast onmogelijk om dit zonder een goede projectplanning te doen. In een projectplanning kan iedereen overzichtelijk zien wat de tijdlijn is en wat mogelijke deadlines zijn voor een bepaald project. Dit kun je ook overzichtelijk aangeven in projectplanning software zoals die van Monday.com.

Aanbevolen project-planning software

Aan de hand van je project planning krijg je als projectleider ook inzicht in de voortgang die je team maakt en of er geschakeld moet worden wanneer er problemen voorkomen en de deadline niet kan worden gehaald. Ook zie je duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en indien benodigd met deze teamgenoten communiceren over hun deel van het project. Zo voorkom je onnodig mailverkeer en hoef je enkel te communiceren met de personen in kwestie.

Stappenplan project plannen

Als je zo efficiënt en volledig mogelijk wilt project plannen, zul je een aantal stappen moeten doorlopen om dit zo goed mogelijk te doen. Natuurlijk kan project management software je daarbij op weg helpen, maar het is wel handig om het toch zelf ook in je achterhoofd te hebben. Hieronder zie je een stappenplan voor project planning.

Stap 1: Leg de details vast

Allereerst zal het voor jou en je team duidelijk moeten worden wat de essentiële details zijn. Denk hierbij aan specifieke doelen of targets, deadlines, kosten en taakverdeling.

projectbeheer

Beginnen met het gebruik projectplanning software?

Monday.com is ideaal bedrijven die eenvoudig willen project plannen. Andere projectmanagement tools vergelijken?

Stap 2: Bepaal de tijdlijn

Een tijdlijn is uiteraard erg belangrijk. Zo weet je hoe je de deadlines gaat halen en wat je teamleden kunnen verwachten qua werkdruk. Wat zijn de essentiële taken die prioriteit hebben en wat is de laatste taak? Als je meerdere kleine project kunt bundelen dan kun je dit doen en het een overkoepelende term geven. Wanneer je het project hapklaar opdeelt, schept dit voor je team duidelijkheid en voelt een groot project een stuk minder overweldigend. Ook tijdens het project plannen kan dit je helpen om het overzicht te houden.

Stap 3: Inventariseer je benodigdheden

Je zult je in de meeste gevallen moeten houden aan een redelijk krap budget, waarin je graag alle onderdelen in goede orde wilt voltooien. Inventariseer daarom hoeveel mensen je nodig hebt en welke middelen je hiervoor nodig hebt. Probeer dit zo realistisch mogelijk in te schatten. Zo kom je verrassingen op de factuur en laat je ook geen kansen liggen wanneer je ver onder het budget zit.

Stap 4: Begin met het verdelen van taken

Nu je weet wat en wie je nodig hebt, kun je schakelen. Je kunt teamleden bepaalde onderdelen van je project toewijzen en de benodigde middelen beschikbaar maken voor onderdelen van het project waar dit nodig is. 

Stap 5: Werk je planning uit

Zet alle werkzaamheden duidelijk op je tijdlijn en wie er voor wat verantwoordelijk is.Het voorbereidende werk hierovoor heb je bij stap 2 al gedaan. Nu leg je het door aan je teamleden, gepaard met het doel van het project, deadlines en projectfases, zodat zij aan het werk kunnen.

Stap 6: Verbind de taken

Het is erg belangrijk om tijdens een project te weten welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Zo voorkom dat je dat mensen niet verder kunnen omdat ze afhankelijk zijn van een ander deel van het project. De samenhang van het takenpakket zul je dus altijd in je achterhoofd moeten houden wanneer je aan het project plannen bent.

Stap 7: Monitor het project

Als projectleider zul je het project nauwlettend in de gaten moeten houden. Projectmanagement software met geïntegreerde projectplanning mogelijkheden is hiervoor perfect. Teamleden kunnen hun voortgang registreren en je weet meteen wanneer je team klaar is met een bepaalde taak.

Overtuigd dat projectmanagement software essentieel is voor jouw bedrijf? Maak een account aan bij Asana en plan je volgende project!

De beste projectplanning systemen

projectbeheer

Onze ervaring

5/5

1. Monday.com

Monday.com is één van de grootste projectmanagement software aanbieders op de markt en daar valt projectplanning ook zeker onder. Het biedt overzichtelijk interface waarbij je gemakkelijk workflows kunt opstellen voor je team.

Ook zijn er een tal van templates beschikbaar waarmee je snel aan de slag kunt. Je kunt gemakkelijk de prioriteit van bepaalde taken aanstellen en ook de geschatte tijd per opdracht. Daarnaast biedt Monday.com nog een tal van andere mogelijkheden, zoals Gantt charts, kanban boards en tijdlijnen. Je kunt deze software ook eerst gratis 2 weken uitproberen. Met Monday.com wordt project plannen dus een stuk gemakkelijker!

projectbeheer

Onze ervaring

4/5

2. Asana

Asana is nog een grote speler op de projectmanagement software markt. De grootste selling points van deze aanbieder zijn de gratis versie die je als start-up onbeperkt kunt gebruiken (maximaal 15 teamleden) en de grote hoeveelheid integraties die het aanbiedt. Het programma biedt bijvoorbeeld integratie met MailChimp, Teams, Salesforce, Gmail en Outlook. Zo kun je al je communicatie gemakkelijk via Asana laten lopen en heb je alles in één programma. 

projectmanagement

Onze ervaring

4/5

3. Wrike

Wrike is projectmanagement software met een indrukwekkend klantenportefeuille ondanks dat de aanbieder het qua marktaandeel moet afdoen tegen Asana en Monday.com. Het bedrijf heeft onder andere Siemens, Airbnb, Dell en Porsche in haar klantenbestand. Als beginnend bedrijf kun je ook gebruik maken van de gratis versie, met een limiet van 5 gebruikers.

Het bedrijf biedt handige tools aan, zoals Gantt charts, Kanban boards en volledig verbonden agenda’s. Ook heeft het bedrijf net als Asana een groot aantal integraties, waaronder Hubspot. Ben je dus bezig met een marketing campagne in Hubspot, dan helpt Wrike je om gemakkelijk te project plannen met haar Hubspot integratie.

Projectplanning: Veelgestelde vragen

Projectplanning software maakt deel uit van projectmanagement software. Als we uit ons drietal aanbevolen aanbieders kiezen, dan zou voor start-ups Asana de duidelijke winnaar zijn. Het bedrijf biedt een gratis versie aan voor maximaal 15 teamleden met nog verrassend veel mogelijkheden en tools.

Monday.com wint het echter wel van zowel Asana en Wrike wanneer het gaat om de betaalde plannen. Zo betaal je bij Monday.com voor de “Pro” versie €16,- per persoon per maand, terwijl je bij Asana en Wrike respectievelijk €24,99 en €20,80 betaalt voor gelijkwaarde abonnementen.

PM (projectmanagement) software biedt je integraties aan voor onder andere e-mail programma’s en marketing software, zodat je dit vlekkeloos opneemt in je projectplanning. Als je bijvoorbeeld met Excel een workflow opstelt, zul je nog een hoop andere programma’s moeten gebruiken tijdens het project. In veel gevallen kun je met PM software je gehele communicatie en de status van het project in dezelfde omgeving monitoren.

Jazeker. Alle drie de aanbieders bieden een zogenaamde Enterprise of onderneming aan. Hier hangt geen concreet prijskaartje aan vast, maar hierbij ga je in gesprek met de software ontwikkelaar en bespreek je de mogelijkheden om de PM software zo goed mogelijk op jouw af te stemmen. Als je focus dus sterk ligt op het projectplanning aspect van het proces, kan hierop worden uitgebouwd waar nodig.

Projectplanning: Conclusie

Al met al is projectplanning essentieel voor het succesvolle verloop van een project. Projectmanagement software kan je hierbij helpen door alles overzichtelijk in één systeem neer te zetten en ook de communicatie binnen deze software te doen. Door te kiezen voor software integratie kun je dus een hoop tijd besparen en een beter overzicht creëren voor zowel jij als teamleider als het team zelf. Iedereen heeft een duidelijk uitzicht over hoe ver je in het project bent en wat er van A tot Z nog op de planning staat.

Projectplanning software uitproberen?

Geïnteresseerd in het testen van een projectmanagement systeem voor je bedrijf? Probeer dan gratis één van onze aanbevolen aanbieders Monday.com!