Urenregistratie – Het belang van uren schrijven en de beste tools (2021)

Uit onderzoek blijkt dat veel zakelijke professionals in accountancy, consultancy en binnen de advocatuur slecht of onregelmatig de urenregistratie bijhouden. 

Dit is opvallend omdat de bovengenoemde sectoren allen met een uurtarief werken. Maar waarom worden uren zo slecht geregistreerd? Wat zijn de gevolgen van een slechte urenregistratie? En hoe kun je dat op de meest effectieve manier oplossen? 

Want wanneer een werknemer zijn of haar gewerkte uren niet nauwgezet bijhoudt, loopt het bedrijf inkomsten mis. Een nauwkeurige urenregistratie één van de belangrijkste taken binnen de zakelijke dienstverlening. Of je nu op basis van uurtje-factuurtje werkt of niet.

urenregistratie

Beginnen met het vergelijken van de beste urenregistratiesystemen op de Nederlandse markt?

Het belang van een goede urenregistratie

Op basis van een goede urenverantwoording kun je betere begrotingen en offertes maken, simpelweg omdat je beter kunt inschatten hoeveel tijd je bezig bent met een bepaalde taak. Je kunt dan op tijd ingrijpen als je de deadline niet dreigt te halen of een opdracht niet winstgevend lijkt te zijn. Je uren bijhouden is dus belangrijk om verschillende redenen. 

Urenregistratie bijhouden voor de belastingdienst

Om gebruik te kunnen maken van een aantal belastingvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek moet je aan een zogeheten urencriterium van de Belastingdienst voldoen.

Dit houdt in dat alleen wanneer je als ondernemer minimaal 1225 uur per jaar (ongeveer 24 uur per week) hebt besteedt aan de onderneming, je van deze fiscale voordelen gebruik mag maken.

De belastingdienst kan komen controleren of je ook daadwerkelijk de 1225 uur aan je bedrijf hebt gewerkt. In dat geval zullen ze vragen om je gehele urenadministratie. Zeker wanneer je nog een baan hebt naast het eigen bedrijf, of als je maar net aan het aantal uren voldoet, is het erg belangrijk om de uren goed bij te houden.

Meteen je gewerkte uren bijhouden binnen je boekhouding en facturatiesysteem? Begin nu met e-Boekhouden. Tijdelijk tot 15 maanden gratis voor starters! Lees hier meer over gratis urenregistratie oplossingen!

Voorwaarden voor het urencriterium voor de Belastingdienst

De verplichtingen voor het urencriterium voor de Belastingdienst zijn vrij eenvoudig. Je moet simpelweg goed alle uren registreren die je per jaar besteedt aan je onderneming. 

De urenregistratie voor de Belastingdienst dient aan twee belangrijke voorwaarden te voldoen:

  1. Je besteedt per jaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming(en). (Een uitzondering word er gemaakt als je door zwangerschap de werkzaamheden moest onderbreken. Dan tellen de niet-gewerkte uren over maximaal 16 weken toch mee als gewerkte uren).
  2. Je hebt meer tijd besteed aan je onderneming dan aan andere werkzaamheden, zoals werkzaamheden in loondienst. Was je in één van de voorgaande vijf jaren (nog) geen ondernemer? Dan hoef je niet te voldoen aan deze voorwaarden.

Welke uren tellen mee voor urencriterium?

Veel ondernemers realiseren zich vaak niet hoe verschillende zaken die op het eerste oog niet werkgerelateerd lijken, toch meetellen voor het urencriterium voor de belastingdienst. Dit zijn vaak bijkomstige zaken die niet je aan een klant in rekening zou brengen, maar toch deel uitmaken van het totale aantal uren per jaar. 

Dit zijn onder andere: 

  • Offertes maken
  • Bijhouden van zakelijke sociale media
  • Website bijhouden
  • Administratie uitvoeren
  • Netwerken
  • Schoonmaken kantoor
  • Boodschappen halen voor je onderneming
  • Vakliteratuur lezen
  • Alle overige werkzaamheden die je verricht voor je onderneming

Zorg ervoor dat je uren goed aantoonbaar zijn

Het is een zaak dat je, om aan het minimaal urenvereiste te kunnen voldoen dat je je gewerkte uren goed kunt onderbouwen.

Bewaar dus meerdere van de onderstaande zaken:

  • Agenda (of digitale agenda in bv. Google Docs). 
  • Al je e-mail correspondentie 
  • Offertes 
  • Ander papierwerk of digitale bewijzen van de uren die je aan werkgerelateerde zaken hebt besteed.

Te weinig werk of langdurig ziek

Registreer altijd je uren, ook wanneer te weinig opdrachten hebt binnen gekregen of misschien langere tijd ziek bent geweest en maak per dag een goed gedetailleerd overzicht alle verrichte werkzaamheden.

urenregistratie

Hoe kun je het beste een urenregistratie bijhouden?

Het registreren van uren kan op verschillende manieren worden gedaan. Echter, de ene kost  (veel) meer tijd dan de andere. Je kunt de gewerkte uren bijhouden op deze verschillende manieren:

Urenregistratie zelf bijhouden op papier of met urenregistratie Exel sheet

We zien met name bij de urenregistratie zzp dat ondernemers zo min mogelijk kosten willen maken. Met name in de beginfase. Het starten van een eigen bedrijf zorgt namelijk al voor veel kosten (opstartkosten). 

In het begin is de urenverantwoording ook wel vrij gemakkelijk bij te houden. Je kunt er dan voor kiezen om zelf de uren bij te houden, bijvoorbeeld in Excel of soms zelfs op papier (bijvoorbeeld in een papieren agenda). 

urenregistratie

Beginnen met urenregistratie?

Rompslomp is ideaal voor de beginnende gebruiker!

Dit is natuurlijk de goedkoopste oplossing, maar niet altijd de handigste oplossing is. Het is namelijk erg arbeidsintensief én je moet er zelf aan denken om regelmatig je uren op te schrijven of in een urenregistratie Excel document te zetten. Vaak wordt dit vergeten en zijn de bestede uren achteraf nog moeilijk te herleiden.

Zolang je in je urenregistratie Excel sheet netjes alle uren, data en je uurloon invult, is dit al voldoende voor de Belastingdienst.  Afhankelijk van de grootte van je onderneming, kun je een tabblad per gewerkte maand of kwartaal gebruiken. 

Werken met Excel is vaak een laagdrempelige manier om de urenverantwoording bij te houden, maar heeft ook nadelen: het kan tijdrovend en ingewikkeld zijn, en is daarnaast foutgevoelig doordat je gemakkelijk vergeet hoeveel tijd je precies hebt besteed aan een specifieke taak. 

Als je pas bent begonnen als zzp’er en nog niet veel klanten hebt, kan de urenregistratie in Excel een goede oplossing zijn. Toch zul je, naarmate je onderneming groeit en de bedrijfsvoering complexer wordt, meer baat hebben bij een alternatief.

Zelf je uren bijhouden met een boekhoudprogramma of urenregistratie app

Er is een enorm aanbod van software voor urenregistratie zzp, (vaak ook wel time tracking software genoemd) en urenregistratie apps. Zoeken op Google Levert al snel tientallen resultaten op. 

Er zijn veel goede (gratis) urenregistratie apps en software op de Nederlandse markt waar je heel eenvoudig je uren mee kunt bijhouden. Vaak is de urenverantwoording onderdeel van een groter online boekhoudpakket zoals bijvoorbeeld bij e-Boekhouden. 

Urenregistratie, inkoop, facturatie, CRM en boekhouden in één handig programma!

Automatisch bijhouden met speciale urenregistratie app of software

Het bijhouden van urenregistratie zzp met software of een app heeft een aantal grote voordelen:

  1. De urenregistratie software helpt je de gewerkte uren onder te verdelen in categorieën. Hiermee kun je later precies zien hoe veel tijd je binnen elke categorie hebt besteed. 
  2. Je hebt de mogelijkheid om rapporten aan te maken per week, maand, kwartaal of jaar om zo direct inzicht in je geregistreerde (directe én indirecte) uren te krijgen. Handig voor jezelf en om je uren te verantwoorden naar projectleiders of klanten toe. 
  3. De meeste urenregistratie programma’s hebben een mobiele versie of een urenregistratie app. Hierdoor wordt het een stuk makkelijker om je uren in het systeem te zetten als je niet meer op je werk zit.
  4. In de meeste urenregistratie software kun je een timer aanzetten wanneer je start met een taak. Soms kan het systeem automatisch de tijd bijhouden wanneer je met een specifieke taak begint. Zo weet je altijd op de minuut af hoeveel tijd je aan bepaalde zaken kwijt bent.  

De beste urenregistratiesystemen

Meer weten? Bekijk ons artikel over eenvoudig de beste sytemen voor urenregistratie vergelijken!

crm advies

Onze ervaring

4/5

1. e-Boekhouden​​

e-Boekhouden is de beste betaalde urenregistratie app die je voor maar liefst 15 maanden gratis kunt gebruiken (als je net als zzp-er begonnen bent).  En je kunt je abonnement annuleren wanneer je dat zelf wilt. Oftewel: gratis uren registreren!

Deze app zorgt ervoor dat je, nadat je je uren geregistreerd hebt, direct een factuur naar de opdrachtgever kunt versturen. Hierdoor hoef je niet veel werk te verzetten om je betaling binnen te krijgen. Een paar klikken en de factuur is naar je opdrachtgever toe!

urenregistratie

Onze ervaring

5/5

2. Rompslomp

Dé makkelijkste urenregistratie app voor ondernemers. Registreer gemakkelijk je gewerkte uren & ritten. Gebruik de handige timer voor automatische registratie van de gewerkte uren. Rompslomp biedt drie verschillende pakketten. Zo kun je op- of afschalen naarmate je onderneming groeit. 

Zet je uren in een handomdraai om naar een factuur. Maak nu je gratis account aan en probeer het zelf! De uren bijhouden bij Rompslomp kost je maar €5 per maand.

crm advies

Onze ervaring

4/5

3. Exact​

Met software van Exact heb je je urenregistratie, inkoop, facturatie, CRM en boekhouden in één handig programma. Je voorkomt zo fouten door dubbele invoer.

Je klanten betalen eerder als je hen een factuur stuurt gebaseerd op een foutloze tijdregistratie. Zo heb je minder voorfinanciering nodig. Dat is goed voor je cashflow. Exact helpt ondernemingen zo met het stroomlijnen van alle processen!

urenregistratie

Onze ervaring

4/5

4. Reeleeezee

De urenregistratie functionaliteit is volledig geïntegreerd met het online boekhoudprogramma van Reeleezee, evenals in de Reeleezee App. 

Klaar met een klus? Registreer het direct via de app. Uren zet je in een handomdraai om in een factuur met een specificatie. Zo bespaar je tijd en geld dankzij een overzichtelijke en complete urenregistratie.

urenregistratie

Onze ervaring

4/5

5. Faceclock​​

FaceClock  combineert gezichtsherkenning & Urenregistratie. Dit maakt in- en uitklokken is nu makkelijker en leuker dan ooit! Moderniseer je bedrijf en laat medewerkers voortaan  makkelijk in- en uitklokken zonder gedoe met pasjes en codes. 

Urenregistratie - Veelgestelde vragen

Bij de meeste urenregistratie apps gaat dat op één of twee simpele manieren: 

  1. Download de gratis app van de App Store
  2. Je kunt via de browser op je mobiel inloggen. Hiervoor gebruik je dezelfde inloggegevens die je gebruikt voor het inloggen op je desktop

Elk bedrijf heeft een bewaarplicht van 7 jaar. De Belastingdienst beschouwt de urenregistratie van je onderneming namelijk als een onderdeel van je gehele financiële administratie.

Je kunt het beste per 15 minuten rekenen en een totaal aantal gewerkte uren noteren. Datum en een duidelijke omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden zijn ook belangrijk.

Nee, dit is niet verplicht. Maar om aanspraak te maken op de hierboven genoemde ondernemersvoordelen dien je wel de urennorm te halen zoals deze door de Belastingdienst zijn vastgesteld.

Conclusie

Of het nu voor de Belastingdienst doet of niet, je uren zorgvuldig bijhouden is erg belangrijk. Een duidelijke urenregistratie zzp geeft je als starter en ondernemer de inzichten in de bedrijfsvoering die iedereen graag wil zien. Urenregistratie software en apps zijn de tools die je het beste inzicht geven en deze informatie bruikbaar maken. 

Om het je makkelijk te maken om een keuze te maken uit al deze verschillende urenregistratie software hebben we hieronder de 5 beste tools voor je op een rijtje gezet. 

Beginnen met een urenregistratie tool?

Maak dan nu een account aan bij Rompslomp en probeer het 30 dagen gratis!

Vergelijk de verschillende urenregistratie systemen