Alle tips en tricks om declarabele uren te registreren! | 2021

Werken op uurbasis brengt een hoop administratie met zich mee. Je wordt betaald per uur en dus moet je goed bijhouden hoeveel werk je hebt verricht. Het nauwkeurig vastleggen van je uren is van belang om je maximale rendement te meten en precies te weten wat je declarabele uren zijn.

Daarnaast is het ook belangrijk om voor de overheid je declarabele uren per jaar aan te geven, maar ook je niet-declarabele uren. Deze gemaakte uren bij elkaar genomen, zorgen ervoor dat je in aanmerking kunt komen voor ondernemersaftrekposten, zoals de startersaftrek en de zelfstandigen aftrek.

declarabele uren

Vergelijk de beste urenregistratie software op de markt en begin vandaag nog!

In dit artikel zetten we uiteen hoe je je uren goed kunt bijhouden, en kijken we naar aanbevolen uren declaratie software en het bepalen van de facturabiliteit van je declarabele uren.

Inhoudsopgave

Wat zijn declarabele uren en facturabiliteit?

Declarabele uren zijn kort gezegd de uren die je in rekening brengt aan de klant en dus kunt factureren. Alle uren die je maakt waarin werkzaamheden worden verricht voor de klant zijn dus declarabele uren. Ongeveer 30% van je gemaakte uren zijn niet declarabele uren. Deze uren bestaan uit onder andere administratie, networking, scholing of sales. Declarabele uren zijn kort gezegd de uren die je in rekening brengt aan de klant en dus kunt factureren.

declarabele uren en facturabiliteit

Declarabele uren zijn kort gezegd de uren die je in rekening brengt aan de klant en dus kunt factureren. Alle uren die je maakt waarin werkzaamheden worden verricht voor de klant zijn dus declarabele uren. Ongeveer 30% van je gemaakte uren zijn niet declarabele uren. Deze uren bestaan uit onder andere administratie, networking, scholing of sales.

Als je 40 uur per week werkt als ZZP’er, dan zul je in de meeste gevallen geen 40 uur kunnen declareren. De facturabiliteit van je gewerkte uren moet je dus altijd in het achterhoofd houden. Niet declarabele uren tellen echter wel mee voor het urencriterium van de belastingdienst. Voor de overheid zijn dit dus in principe wel declarabele uren per jaar, omdat je hiermee in aanmerking komt voor verscheidene aftrekposten.

Niet declarabele uren

Veel ZZP’ers maken dus de fout om niet declarabele uren niet vast te leggen, omdat deze geen facturabiliteit hebben tegenover de klant. Zoals je eerder hebt kunnen lezen is dit geen goed idee, omdat deze wel tellen voor je gemaakte declarabele uren per jaar voor de belastingdienst.
 
Naast de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, kun je ook belastinguitstel krijgen wanneer je kiest om een deel van je winst in je oudedagsreserve te reserveren. Dit betekent wederom wel dat je aan het minimale aantal uren moet voldoen. Als je puur en alleen rekening houdt met de facturabiliteit van je declarabele uren per jaar, dan kan je dus in de problemen komen. Dit terwijl je juist wel genoeg uren hebt gemaakt wanneer je de niet declarabele uren erbij meetelt.
 
Je zult misschien verrast zijn welke niet-declarabele uren wel meetellen voor je declarabele uren per jaar bij de overheid. Zo kun je ook dat kopje koffie dat je doet met een vakgenoot onder deze niet declarabele uren rekenen. Bijscholing en bezoeken aan conventies gerelateerd aan jouw vak tellen natuurlijk ook mee.
 
Het beste is dus om elke dag je declarabele en niet declarabele uren vast te leggen in een programma. Excel was voorheen altijd een veelgebruikt medium, maar tegenwoordig zijn er erg handige urenregistratie programma’s die het bijhouden van je uren een fluit van een cent maken.

Je declarabele en niet-declarabele uren gemakkelijk bijhouden? Bekijk de mogelijkheden van e-Boekhouden en bespaar tijd op je uren-registratie!

Urenregistratie

Om in aanmerking te komen voor bepaalde ondernemersaftrek, moet je aan een specifiek aantal eisen voldoen. Deze zullen we hieronder kort uiteen zetten.

Waar je als beginnende ondernemer echter wel op moet letten, is het feit dat je ook wanneer je bijvoorbeeld in juli begint je minstens 1225 uur moet hebben besteed aan je onderneming. Je hebt in dit geval dus de helft aan tijd om dezelfde hoeveelheid uren te maken. Dan is het uiteraard erg belangrijk om te weten welke declarabele en niet declarabele uren je kunt vastleggen; elk uur telt!

Hoe houd je het beste declarabele uren bij?

Het registreren van uren kan op verschillende manieren worden gedaan. Echter, de ene kost (veel) meer tijd dan de andere. Je kunt de urenregistratie bijhouden op deze verschillende manieren:

Uren bijhouden is voor elke ZZP’er ontzettend belangrijk. Vanzelfsprekend dus dat het accuraat vastleggen van de facturabiliteit van je declarabele uren zo goed mogelijk gedaan moet worden. Dit zijn immers de inkomsten van je bedrijf.

Hieronder zetten we het tweetal meestvoorkomende manieren van uren bijhouden.

urenregistratie

Uren registreren?

Rompslomp is perfect voor beginners!

Handmatig bijhouden met Excel (of papier)

Veel ZZP’ers kiezen toch voor de gratis manier van uren bijhouden door middel van Excel of zelfs geschreven op papier. Vooral bij start-ups gebeurt dit vaak. Als oprichter van een bedrijf ben je natuurlijk wel met andere dingen bezig dan urenregistratie software.

Declarabele uren zullen wellicht ook in wat mindere hoeveelheden voorkomen. Toch is het handig om zelfs in de beginselen te beginnen met urenregistratie software. Zo raak je gewend aan het gebruik ervan en bespaar je op de lange termijn erg veel tijd.

Bij het handmatig bijhouden van je uren komt er natuurlijk ‘human error’ bij kijken. Je zult niet altijd alles foutloos registreren en die foutjes kunnen je declarabele uren kosten. De kans dat je declarabele uren mist, is aanzienlijk hoger als je alles handmatig moet registreren, dan wanneer software dit voor je regelt.

Met Excel heb je al een stuk lager risico op fouten maken en dit kan voor veel bedrijven een prima oplossing zijn voor de urenregistratie.

declarabele uren

Toch zul je merken dat, wanneer je urenregistratie software gebruikt, er toch een aantal handige features in zitten die Excel niet heeft.

Als je in een Excel sheet alles overzichtelijk hebt staan, kan dit al genoeg zijn voor goedkeuring van de Belastingdienst. Toch biedt urenregistratie software toch dat extra gemak en tijdsbesparing waar sommige ondernemers naar snakken.

Declarabele uren bijhouden met urenregistratie software

Tegenwoordig is het op de markt bekend dat urenregistratie erg tijdrovend is voor ondernemers. Als resultaat hiervan hebben een hoop software developers zich verdiept in het vergemakkelijken van dit proces aan de hand van urenregistratie software. Er is dus volop aanbod op de markt wanneer het gaat om deze software.

Het gebruik van urenregistratie software biedt een aantal voordelen die we hieronder kort voor je op een rijtje zetten.

Een alles in 1 programma voor je onderneming waar je onder andere urenregistratie, CRM en facturatie mee kunt regelen? Probeer Exact!

De beste software voor declarabele uren en facturabiliteit

eboekhouden logo

Onze ervaring

4/5

1. e-Boekhouden​​

e-boekhouden biedt een groot aantal mogelijkheden binnen haar urenregistratie software. Zo kun je gebruik maken van de app en kan de software je declarabele uren direct factureren aan je opdrachtgever. Minimale inspanning dus!

Voor beginnende ZZP’ers en startups is deze software ook uiterst interessant. Je kunt namelijk als starter tot 15 maanden gratis gebruik maken van e-Boekhouden software. Je kunt daarnaast je abonnement annuleren wanneer je zelf wilt. Je zit dus nergens aan vast als starter. Bekijk de e-Boekhouden review voor meer informatie!

urenregistratie

Onze ervaring

5/5

2. Rompslomp

Rompslomp is een simplistische urenregistratie app voor ondernemers. Je kunt gemakkelijk je gewerkte uren en ritten registreren en ook de timer gebruiken voor automatische registratie.

Ook bij Rompslomp kun je de uren meteen factureren en kun je kiezen om gebruik te maken van de boekhoudmodule van Rompslomp.

crm advies

Onze ervaring

4/5

3. Exact​

Exact biedt een heel bedrijfsmanagement pakket aan in de vorm van urenregistratie, inkoop, facturatie, boekhouden en CRM. Zo heb je al je bedrijfsmanagement zaken in één handig programma.

Het is ook mogelijk om één onderdeel van de software te gebruiken, zoals bijvoorbeeld de urenregistratie software.

urenregistratie

Onze ervaring

4/5

4. Reeleeezee

Bij Reeleezee kun je gemakkelijk je urenregistratie en boekhouding bijhouden in één programma. Ook hebben ze een handige app waardoor je ook onderweg gemakkelijk je uren kunt bijhouden.

Ook Reeleezee biedt facturabiliteit aan van je gemaakte uren. Zo heb je direct een factuur voor de opdrachtgever klaar staan.

urenregistratie

Onze ervaring

4/5

5. Faceclock​​

FaceClock is gericht op bedrijven waarbij haar werknemers moeten in- en uitklokken. Met de gezichtsherkenningssoftware kunnen werknemers gemakkelijk in-en uitklokken op een moderne manier. Geen pasjes of codes meer nodig!

Op deze manier voorkom je fraude en weet je altijd dat je urenregistratie goed geregistreerd is binnen de onderneming.

Apps bieden veelal dezelfde mogelijkheden als wanneer je de software op je computer gebruikt. Je kunt de apps veelal gratis downloaden en inloggen met je account op je mobiel. Zo heb je volledig toegang tot de data van jouw onderneming.

Als onderneming heb je een bewaarplicht van 7 jaar. Zorg er dus altijd voor dat deze gegevens achterhaalbaar zijn voor de Belastingdienst. Met urenregistratie software weet je zeker dat je deze gegevens bij de hand hebt.

Je kunt je declarabele uren het beste in tijdsprongen van 15 minuten registreren en vervolgens het totaal aantal gewerkte uren noteren. Zo zijn er geen vragen over de facturabiliteit van je uren.

Technisch gezien is dit niet verplicht, maar om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek zal dit wel nodig zijn, ook als je met je klanten iets anders afgesproken hebt.

Declarabele uren en facturabiliteit: Conclusie

Voor zowel de Belastingdienst als je opdrachtgevers is het essentieel om je urenregistratie op orde te hebben. De facturabiliteit van je uren hangt hier ook sterk van af; een concrete lijst van je werkzaamheden en hoe lang je erover hebt gedaan haalt namelijk veel twijfel weg.

Ook heb je zelf inzicht in je werk en kun je op categorieën sorteren. Zo is het mogelijk om te identificeren welk type werkzaamheden het meeste of juist het minste tijd kosten en zo een accurate tijdsinschatting maken.

Beginnen met een compleet urenregistratie systeem?

e-Boekhouden biedt je een uitgebreid urenregistratie systeem aan waarmee je efficiënt je uren kunt registreren. Bekijk de mogelijkheden vandaag nog!

Meer urenregistratie aanbieders vergelijken?