Urenstaat in Excel bijhouden? Lees hier alle tips en tricks voor urenstaat in Excel van 2021

Als ondernemer en Zzp’er ben je meestal op zoek naar een zo efficiënt en eenvoudig mogelijk systeem. Ook als het op het bijhouden van de urenstaat komt wil je gewoon makkelijk en snel je uren kunnen noteren per klant, met aan het einde van het project een totaaloverzicht. Dit kun je dan weer mooi gebruiken voor de factuur. 

Vreemd genoeg komen de meeste startende ondernemers dan uit bij een programma dat geen urenregistratie programma is maar dat  vrijwel iedereen kent: Excel. Maar hoe handig en makkelijk is het opzetten en bijhouden van een urenstaat in Excel?

Urenstaat in Excel

Beginnen met het vergelijken van de beste urenregistratiesystemen op de Nederlandse markt?

We vertellen je hier alles wat je wilt weten over het nut van het bijhouden van een urenadministratie, urenregistratie software en de beste urenregistratie apps en systemen voor jouw onderneming.

Urenregistratie Excel: Inhoudsopgave

Nog steeds één van de meest gebruikte programma’s voor de urenregistratie: Excel!

Tijdens een recent onderzoek werd aan 179 ondernemers gevraagd of ze een boekhoudprogramma gebruiken. 66 deelnemers (36%)  antwoordden nog geen boekhoudprogramma te gebruiken. Op papier doet bijna niemand de boekhouding meer, maar het gebruik van spreadsheets zoals Excel, blijft populair.

Excel word, vooral in Zzp en kleine ondernemingen gebruikt om zowel de boekhouding als de urenstaat bij te houden. Maar Excel is geen boekhoudingsprogramma en ook geen urenregistratieprogramma. Hoe kun je het bijhouden van een urenstaat het beste aanpakken?

Urenregistratie Excel: Wat is een urenstaat?

Wat is een urenstaat eigenlijk? Op een urenstaat kunnen medewerkers hun gewerkte uren per project of per tijdsperiode aangeven. 

Soms is een urenstaat een papieren formulier dat per week wordt ingevuld. Vooral vroeger werd er aan het eind van elke week een urenstaat met de hand ingevuld en vervolgens door de administratieafdeling in een systeem ingevoerd. 

Al vanaf het moment dat de eerste computers in de kantoren verschenen, is een urenstaat maken in Excel een populaire optie. Maar nog steeds was het uren bijhouden op deze manier nogal tijdrovend. 

Tegenwoordig zijn hier verschillende urenregistratie programma’s en apps voor. Dit maakt een urenstaat invullen erg makkelijk. Deze systemen bieden bovendien meerdere voordelen. Zo zijn sommige systemen automatisch gekoppeld aan de boekhouding. Hierdoor kan de ondernemer direct alle gegevens inzien.

Altijd je urenstaat bijhouden binnen je boekhouding en een doorgelinkt facturatiesysteem? Begin nu met e-Boekhouden. Tijdelijk tot 15 maanden gratis voor starters! 

Een urenstaat maken in Excel - Hoe doe je dat?

Je kunt natuurlijk zelf een urenstaat maken in Excel met behulp van je eigen kolommen en formules. Dit is niet de optie die de meeste ondernemers kiezen en veruit het meeste werk. Dit is meestal alleen een optie voor gevorderde gebruikers of de Excel experts onder ons. In dat geval is een urenstaat Excel sjabloon een goede oplossing. 

Beste Tools voor het uren bijhouden

Urenstaat Excel sjabloon gebruiken

Maar waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden als je ook een  handige urenstaat Excel sjabloon van de officiële office site kunt downloaden? Als je voldoende bent aan een algemene urenstaat in Excel of een standaard sjabloon kan dit een hele goede en goedkope oplossing zijn

Als je je klanten per uur factureert is het bijhouden van een urenstaat in Excel via een standaard urenstaat Excel sjabloon geen probleem. Maar als je ook fracties van het uur doorberekent word het al een stuk ingewikkelder. 

Urenregistratie excel: 7 problemen waar je tegenaan loopt tijdens het bijhouden van de urenstaat in Excel

Aan het maken van een urenstaat in Excel zitten op korte termijn enkele voordelen. Excel is voorhanden want het staat meestal al op je laptop. Een urenstaat Excel sjabloon is wel ergens online te vinden. Dus het gebruik is vrijwel gratis. Maar er kleven op lange termijn ook veel nadelen aan.  

1. Fouten zijn moeilijk op te sporen

Ook wanneer je gebruik maakt van van een handige urenstaat Excel sjabloon of formule, kun je vaak niet voorkomen dat er af en toe een gegevensfout of andere fout het formule insluipt.

Excel geeft geen foutmelding of waarschuwing bij verkeerde invoer. Op het moment zelf lijkt een klein foutje. Maar als hierdoor, aan het einde van het jaar de hele jaarbalans niet correct is kan, het je heel veel tijd kosten om deze fout op te sporen.

Urenstaat in Excel

2. Één fout binnen Excel kan grote gevolgen hebben

Bovendien zijn de formules in een Excel-bestand behoorlijk gevoelig. Eén verkeerde code of klik en jouw urenregistratie is volledig in de war. En wanneer je geen (online) back-ups heb gemaakt, kan dit een groot risico zijn.

3. Spreadsheets zijn moeilijk te delen.

Als je hele team maar uit één persoon bestaat, is één enkele spreadsheet met een urenstaat in Excel prima. Maar wat gebeurt er als je extra werknemers hebt moeten aannemen om aan de vraag te voldoen? Vaak is het delen en bijwerken van één enkele master-spreadsheet voor een heel team al snel een administratieve nachtmerrie. En het verhoogt de kans op fouten (zie punt 1 en 2).

urenstaat in excel

Geen papieren urenstaat maar een makkelijke app!

Geen rompslomp meer met Rompslomp! 

4. Excel Spreadsheets juist weer te gemakkelijk extern te delen.

In tegenstelling tot een speciaal urenregistratiesysteem dat toegang vereist via een login, kunnen spreadsheets eigenlijk naar iedereen worden verspreid door simpelweg een e-mail te sturen.

Dit maakt het hele systeem niet veilig, en dit is zeker niet de beste oplossing op het gebied van de privacy van je werknemers.

5. Je hebt nooit meteen een duidelijke indicatie van wie wanneer werkt

In de meeste urenregistratieprogramma’s kun je met één druk op de knop meteen zien wie er op die dag op vakantie is, aan het werk is en wie waaraan werkt. Dit is vaak wel anders met een urenregistratie in Excel.

Heb je een urenregistratie Excel dan moet je vaak allerlei rijen af om te zien of iemand die dag werkt. Daarnaast is het onduidelijk of en aan welk project hij of zij werkt. En dan nemen wij nog maar aan dat de  urenstaat in Excel goed is bijgehouden. Kortom, onduidelijk!

Urenregistratie, inkoop, facturatie, CRM en boekhouden binnen één handig programma!

6. Managers en projectleiders hebben vaak minder overzicht in Excel

Om effectief te kunnen coachen en begeleiden, moeten managers inzicht hebben in de acties en werkzaamheden van hun team. Vaak is dit vrijwel onmogelijk via urenstaat in Excel. 

Meestal worden andere programma’s gebruikt om teamleads of projectleiders op de hoogte te houden van de vooruitgang en updates binnen een project. De communicatie hierover verloopt dan weer via een ander programma.

De meest uitgebreide boekhoud prgoramma’s en urenregistratie programma’s kunnen al deze taken en processen combineren in één overzichtelijk geheel. Op die manier is het overzicht houden een stuk makkelijker voor jou of de manager van jouw organisatie.

7. Excel is moeilijk uit te breiden als je bedrijf groeit.

Zodra jouw bedrijf – en hier mee ook het klantenbestand – begint te groeien, zullen Excel sheets dat ook moeten doen. Hoe groter de spreadsheet, hoe groter de kans dat deze fouten en foutieve formules bevat.

Urenstaat in Excel: de conclusie

Tegenover de voordelen van Excel staan vele nadelen. Hoewel Excel-spreadsheets geweldige rekenmachines zijn, zijn het geen goede databases. 

Dat komt omdat Excel gedeeltelijk geen relationele tabellen heeft en beperkte interfacemogelijkheden. Excel kan heel omslachtig zijn met een paar honderd items en bijna onmogelijk om goed te beheren met duizenden items.

Het is dus verstandig om te oriënteren naar geschikte software. Kijk hieronder voor de 4 beste aanbieders van dit moment. 

De beste urenregistratiesystemen

crm advies

Onze ervaring

4/5

1. e-Boekhouden​​

Offline urenregistratie en boekhoudprogramma’s werken vaak met meerdere licenties. Met e-Boekhouden heb je één licentie voor een heel bedrijf nodig. Je kan met meerdere gebruikers met één online boekhoudprogramma werken.

In combinatie met de toch al lage tarieven van e-Boekhouden kan dit je honderden euro’s per jaar besparen!

urenstaat in excel

Onze ervaring

5/5

2. Rompslomp

Met Rompslomp kun je direct facturen maken van je uren. Je krijgt per week, maand of jaar te zien welke uren ongefactureerd zijn. Hier kun je meteen een factuur van maken om te versturen. 

Zo zet je uren in een handomdraai om naar een factuur. Maak nu je gratis account aan en probeer het zelf!

crm advies

Onze ervaring

4/5

3. Exact​

Exact heeft een hele handige koppeling tussen je bank en boekhouding. De robot verwerkt je banktransacties foutloos in de juiste boekhouding en wijst de bankafschriften automatisch toe aan de juiste grootboekrekening.

Daardoor is je totale  bedrijfsresultaat altijd up-to-date en bespaart je enorm veel tijd bij de verwerking.

urenregistratie

Onze ervaring

4/5

4. Reeleeezee

Klaar met een opdracht of klus? Zet het direct in de app. Deze uren zet je makkelijk om in een gespecifieerde factuur. Hiermee bespaar je tijd en geld.

Met Reeleezee kun je ook je btw-aangifte direct elektronisch doorsturen naar de Belastingdienst. Je hoeft dus niet meer in te loggen op de website van de Belastingdienst en daar je gegevens over te typen. 

Vergelijk de verschillende urenregistratie systemen

 

Urenregistratie Excel - Veelgestelde vragen

De meeste apps bieden de mogelijkheid om data te exporteren naar een CSV bestand of soms zelf Excel-bestand. Enkele bieden ook de mogelijkheid deze gegevens vanuit hetzelfde bestandsformaat te importeren.

Met tijdregistratie kunt je de uren bijhouden die aan individuele taken en aan het project als geheel worden besteed. Dit helpt je om de om het vereiste werk voor het project juist in te schatten. Je kunt het ook gebruiken om de effectiviteit van alle  medewerkers in het team te meten.

Je kunt het beste per 15 minuten rekenen en een totaal aantal gewerkte uren noteren. Datum en een duidelijke omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden zijn ook belangrijk.

Vrijwel alle gerenommeerde tijdregistratiebedrijven, slaan je gegevens op in hun beveiligde cloud, waar ze absoluut veilig zijn voor de ogen van derden of voor malwareaanvallen. Gegevensbescherming wordt in deze branche zeer serieus genomen – een bedrijf dat hierin faalt, verliest zijn klanten.

Instappen in met een eenvoudig urenregistratie programma?

Maak een account aan bij Reeleezee en probeer het de eerste maand gratis uit!