Software Vergelijken | Alles over het kiezen van de juiste bedrijfssoftware

Bedrijfssoftware kiezen was ooit een vrij eenvoudige taak. Er waren namelijk maar een paar opties om uit te kiezen. Als bedrijfssoftware-pakket voor MKB bedrijven had je de keuze tussen WordPerfect en Wordstar voor tekstverwerking of Excel en Lotus 1-2-3 voor spreadsheets. 

Tegenwoordig zijn er duizenden softwareapplicaties beschikbaar, ontworpen zijn voor vrijwel elke applicatie die je maar kunt bedenken. Al deze software vergelijken is een onbegonnen taak! In dit artikel gaan we na hoe je het beste bedrijfssoftware kunt vergelijken in 10 stappen. 

software vergelijken

Starten met bedrijfssoftware vergelijken?

Hoe vind ik de meest geschikte bedrijfssoftware?

Het enorme aantal keuzes betekent dat je uiteindelijk de “perfecte” tool zou kunnen vinden voor jouw bedrijf, maar het betekent ook dat je waarschijnlijk een hoop speurwerk en onderzoek zult moeten doen om het te vinden. 

 

Belangrijke zaken om te overwegen zijn niet alleen functionaliteit, maar ook gebruiksgemak, beschikbaarheid en kwaliteit van ondersteuning, schaalbaarheid, compatibiliteit met je besturingssysteem, integratie-opties met andere applicaties en natuurlijk de prijs. Zelfs als je een lijst zou kunnen samenstellen van alle applicaties die aan een bepaalde zakelijke behoefte voldoen, zou het enorm veel tijd en moeite kosten om al deze software te vergelijken.

Heb je al een idee wat voor bedrijfssoftware is en wil je verschillende bedrijfssoftware vergelijken? Vind de juiste bedrijfssoftware voor jou via Monday!

Waar begin ik met bedrijfssoftware vergelijken?

Het vergelijken, en uiteindelijk kiezen, van de juiste software voor bedrijfsbeheer kan een tijdrovende en bijna imponerende klus zijn. Velen beginnen met het software vergelijken door meteen naar Google te gaan en daar alle zoekresultaten door te ploeteren. Maar dit lijkt al snel een haast onbegonnen werk. 

 

Wil je bijvoorbeeld CRM-systemen vergelijken merk je al snel dat er alleen in Nederland al zijn meer dan 400 aanbieders van CRM-programma’s zijn! 

 

De beste softwareoplossingen voor bedrijfsbeheer versnellen de groei van je bedrijf en leveren je vele langetermijnvoordelen op. Neem dus tijd om de volgende punten goed door te nemen. Dit kan je helpen de oplossing te vinden die het beste past bij de behoeften van jouw bedrijf.


Hieronder leggen we stapsgewijs uit hoe je het beste bedrijfsswoftware kunt vergelijken.

1. Kun je het probleem definiëren?

Je bent natuurlijk niet zomaar bedrijfssoftware aan het vergelijken. Er moet een probleem zijn dat je hoopt op te lossen, informatie die moet worden beheerd of een proces dat je wilt automatiseren. Om de beste software te vinden, moet je beginnen met het in kaart brengen van je huidige problemen.

De veelvoorkomende problemen zijn bijvoorbeeld:

  • Dubbele gegevensinvoer
  • Eindeloze spreadsheets
  • Te veel zakelijke tools
  • Allerlei informatiebronnen die door elkaar gebruikt worden
  • Geen realtime overzicht

Waar het probleem ook ligt, probeer het zo gedetailleerd mogelijk te definiëren. Zoek naar de redenen achter je problemen en denk na over mogelijke oplossingen. Het antwoord op ligt in het vinden van de juiste software die alle problematische facetten van je organisatie vergemakkelijken.

2. Heb je de huidige workflow goed in kaart gebracht?

Om een softwareoplossing  te vinden die de huidige problemen van je bedrijf met succes oplost, moet je de workflow van je bedrijf in kaart brengen. Denk na over je dagelijkse routine en maak een lijst van alle activiteiten en informatie die je gebruikt.

Stel dezelfde vragen aan elke persoon in het bedrijf (en de teamleiders) en onderzoek hun workflow grondig. Informeer naar problematische taken en vraag hun mening over hoe hun huidige werk beter of efficiënter kan. 

Nu je de huidige workflow van je bedrijf in kaart hebt gebracht, kunt je een lijst maken van alle activiteiten die door jezelf, je collega’s en teamleden zijn uitgevoerd. Dit is een vrijwel onfeilbare manier om te garanderen dat je elk belangrijk facet van het bedrijf hebt geanalyseerd.

3. Zoek naar de bron en oplossing van elk probleem

Aanbieders van bedrijfssoftware ontwerpen hun product meestal rond een bedrijfsproces of een probleem dat moet worden aangepakt. Probeer goed de connectie te leggen tussen de problemen van je bedrijf en de huidige workflow. Op die manier is erachter te komen welke delen van je huidige processen kunnen worden verbeterd met de nieuwe softwaretool. 

Volg deze stappen om de bron en een oplossing voor je problemen te bepalen: 

projectbeheer

Beginnen met het gebruik van een CRM Systeem?

Monday.com is ideaal voor de beginnende gebruiker van CRM. 

4. Wat zijn de verdere vereisten?

Het is cruciaal om over elk detail na te denken voordat je software koopt. Nadat je de problemen, de workflow en de beste oplossingen van je bedrijf hebt geanalyseerd, kun je nadenken over de verdere vereisten. 

Maak een lijst met aanvullende vereisten om de beste software te vinden. Dit kan zijn: 

Dit is een goede manier om ervoor te zorgen dat er duidelijke verwachtingen zijn van de mogelijkheden van de software en dat de gebruikerservaring uiteindelijk er goed is.

Benieuwd naar welke bedrijfssoftware bij jouw bedrijf past? Vergelijk deze nu bij Monday!

5. Hoe denkt je team erover?

Het is belangrijk om de steun en het enthousiasme van je team te behouden tijdens dit hele  besluitvormings- en software-implementatieproces. Wees er zeker van dat zij ook profiteren van de nieuwe bedrijfssoftware.

Het probleem met uitgebreide bedrijfssystemen is dat er vaak om input van gebruikers word gevraagd. Wanneer teams niet gewend zijn om hun tijd bij te houden, projectinformatie in te vullen of hun taken in één systeem te loggen, kan dit gemakkelijk tot weerstand leiden. Je team kan uiteindelijk zelfs stiekem dezelfde oude tools en spreadsheets gebruiken om hun workflow en gegevens te organiseren.

Houd een vergadering met alle teamleiders en informeer naar de belangrijkste problemen of zorgen van hun team over het implementeren van het nieuwe systeem. Laat ze de lijst met problemen die je al  in kaart heeft gebracht zien, en vraag hun mening over het vinden van de juiste software. Benadruk vooral  de voordelen van het gebruik van de nieuwe software oplossing.

Door naar ieders mening te vragen, wordt het gevoel weggenomen dat belangrijke beslissingen alleen door het senior management zijn genomen, zonder rekening te houden met de werkelijke behoeften van de afdelingen. Bovendien zorgt het ervoor dat je software vindt die aan ieders verwachtingen voldoet.

6. Wat is je budget?

Voor niets gaat de zon op. En voor een kwaliteitssoftware-oplossing voor je bedrijf zul je flink de portemonnee moeten trekken. Stel voordat je op zoek gaat naar nieuwe software een budget op dat je maximaal bereid bent te besteden. Denk goed na over de problemen die het kan oplossen. Hoeveel is het oplossen van deze problemen waard voor je bedrijf. Denk aan de besparingen in tijd en geld maar ook aan de motivatie en energie van je personeel. 

Plan uw softwaregerelateerde uitgaven in een maandelijks budget, want leveranciers van bedrijfssoftware brengen deze meestal maandelijks in rekening. Houd ook rekening met installatie-, en onboardingskosten en andere uitgaven die verband houden met het implementatieproces, inclusief trainingskosten en tijd die wordt besteed aan het aanpassen aan nieuwe software.

Hoewel dit een tijdrovend en veeleisend proces is, levert het gebruik van een gestandaardiseerde oplossing je bedrijf uiteindelijk vele langetermijnvoordelen op.

7. Online research

Je hebt de problemen en workflow van je bedrijf in kaart gebracht, je hebt met je team gesproken, je hebt een prijsklasse voor de bedrijfssoftware vastgesteld en je hebt een lijst met functies waarnaar je op zoek bent in de oplossing. Dít is pas het moment om waarop je gaat googelen!  Selecteer uiteindelijk 3-5 bedrijfssoftware opties die aan de meeste vereisten op je lijstje voldoen.

8. Plan een demo in

Zien is geloven, dus download een aantal bedrijfssoftwarepakketten die je wilt vergelijken en probeer ze uit. Grotere ondernemingen (ongeveer vanaf 50 medewerkers) kunnen meestal ook vragen of er iemand langskomt om de bedrijfssoftware te demonstreren. MKB of Zzp’ers zijn meestal nog te klein voor een afspraak. Pak in dat geval de telefoon en gebruikt die gelegenheid om een aantal gerichte vragen te stellen. Vraag ook vooral naar de mogelijkheden om de demo omgeving in te richten op basis van de behoeften binnen jouw organisatie.

9. Doe een laatste evaluatie

Bestudeer de informatie die je van de aanbieder van de bedrijfssoftware hebt ontvangen goed. Uiteindelijk moet je je ervan verzekerd hebben dat de tools die je koopt, volledig aansluiten bij de diensten van je bedrijf. Dit zorgt ervoor dat er later geen hiaten meer zijn als je eenmaal in de implementatiefase bent. En geeft je ook de laatste kans om uw aanloopkosten af te ronden. En je kunt de lopende kosten voor training, ondersteuning en onderhoud op jaarbasis forecasten. 

10. Stel een tijdlijn vast

Als je eenmaal je keuze hebt gemaakt dan kan het nog een tijd duren voordat je ermee aan de slag kunt gaan. Plan de implementatie zorgvuldig om drukke piektijden te vermijden en om ervoor te zorgen dat er geen gegevens verloren gaat tijdens de overgangsperiode. Veel bedrijven voelen zich genoodzaakt hun boekhoudsystemen alleen aan het begin van het fiscale jaar te wijzigen. Bedenk wel dat dit betekent dat het nieuwe systeem aan het einde van een fiscaal jaar al moet worden geïmplementeerd. Alleen is het einde van het jaar juist de tijd wanneer de meeste bedrijven gefocust zijn op verkoop en bedrijfsprestaties! 

 

Met de meeste boekhoudsystemen kunt je op elk moment met de implementatie beginnen zonder verlies van gegevens of extra werk. Voel je niet gehaast om dit aan het eind van het jaar te doen. Het is waarschijnlijk een stuk minder stressen als je dit in een andere periode doet. Zorg voor goede afspraken over de hele implementatieperiode om ervoor te zorgen dat overgang van het oude systeem naar het nieuwe naadloos verloopt. 

 

Nu je goed voorbereid bent kun je beginnen met software vergelijken. Heb je de bovenstaande stappen doorlopen hebt en de behoeftes van je bedrijf goed hebt gedefinieerd? Dan kun je meteen door naar ons lijstje met de beste bedrijfssoftwarepakketten. 

De 5 beste bedrijfssoftware tools

projectbeheer

Onze ervaring

5/5

1. Monday.com

Monday.com is visueel aantrekkelijk, gemakkelijk en intuïtief zodat je geen training nodig hebt. Binnen enkele minuten heb je je ideale workflow opgezet of kies uit 200+ kant-en-klare sjablonen. Het werk met zowel Tijdlijn- en Gantt-weergaven om projecten bij te houden. Naast projectplanning zijn er ook oplossingen voor marketing, verkoop, CRM en nog vele dingen meer.

rompslomp

Onze ervaring

4/5

2. Rompslomp

Speciaal ontworpen met ZZP en MKB in gedachten. Rompslomp heeft een van de beste mobiele apps en het systeem combineert urenregistratie, rittenregistratie, CRM, facturatie en boekhouden. Uniek is de online schoendoos waarin je simpel snel een foto van je bon of uitgaven in stopt die vervolgens automatisch in het systeem verwerkt word.

Onze ervaring

4/5

3. Exact​

Exact Online je realtime inzicht in zowel financiën als relatiebeheer. Hierin zijn projectbeheer, facturatie, boekhouding & CRM in 1 pakket samengebracht. Exact heeft van alle aanbieders de meeste koppelingsmogelijkheden met andere applicaties. 

crm advies

Onze ervaring

4/5

4. e-Boekhouden​​

e-Boekhouden is meer dan alleen een boekhoudprogramma. Het bied daarnaast ook nog opties voor het maken van factureren en offertes, urenregistratie, relatiebeheer, voorraadbeheer en nog veel meer. Daarnaast zijn er nog automatische bankkoppelingen, scan & herken, mail & herken en een koppeling met de KvK. 

Starters en beginnende ondernemers kunnen e-Boekhouden de eerste 15 maanden gratis uitproberen!

projectmanagement tool

Onze ervaring

4/5

5. Teamleader

Beheer alle contacten gewoon vanuit één digitale database die iedereen gemakkelijk kan bereiken. Teamleader is een uitstekende optie voor CRM. Alle basisfuncties van de software zijn makkelijk in gebruik. Teamleader biedt een gratis proefperiode van twee weken en heeft volledig Nederlandstalige ondersteuning. Probeer het 14 dagen gratis uit. 

 

Veelgestelde vragen

Bedrijfssoftware kun je gebruiken voor veel verschillende afdelingen binnen je bedrijf. De bekendste soorten bedrijfssoftware zijn voor CRM, boekhouding en sales.

Bedrijfssoftware is verkrijgbaar in verschillende prijssegmenten. Zo kun je soms gebruik maken van gratis freemium software, en betaal je voor sommige software pakketten wel honderden euro’s per maand.

Op zoek naar goede allround bedrijfssoftware?

Probeer de bedrijfssoftware van Monday. Maak vandaag nog een account aan en probeer het gratis!