Wat is een creditnota of creditfactuur?

Een creditnota is een document dat in principe erg lijkt op een factuur. De creditnota wordt gebruikt voor verschillende redenen, maar in de meeste gevallen moet er iets gecorrigeerd worden op een eerdere factuur of er is een andere reden dat de leverancier de klant moet betalen. 

Je kunt als ondernemer zowel de creditnota versturen als de creditnota ontvangen. In dit artikel leer je hoe jij zelf een creditnota op kan stellen, geven we je een voorbeeld creditnota en kom je te weten hoe je een creditnota goed verwerkt in je boekhouding

Waar gebruik je een creditnota voor?

Zoals je hierboven al kon lezen wordt de creditnota gebruikt als er iets gecorrigeerd moet worden ten opzichte van de factuur. Dit komt omdat je de factuur niet meer mag wijzigen of vernietigen zodra deze definitief is. 

Om toch fouten te kunnen compenseren of andere zaken te regelen kun je dus een creditnota opstellen zodat later alsnog de goede bedragen verwerkt worden. Naast een fout op de factuur kun je ook een creditnota sturen als je een korting afspreekt nadat de factuur is op gesteld. 

Verder is het ook mogelijk dat een klant de gekochte producten retour stuurt en je deze terug moet betalen, ook dat gaat door een creditnota te maken. Ook bij beschadigde producten of niet geleverde producten kan een creditnota gebruikt worden om de financiën van verkoper en klant weer te corrigeren. 

Het is verplicht om een creditnota te gebruiken bij een foutieve factuur. Je moet er altijd voor zorgen dat je administratie klopt en dat kan door middel van een creditnota.

Een creditnota voorbeeld

Bij een creditnota maken doe je eigenlijk hetzelfde als bij een factuur maar dan compleet andersom. Als verkoper zet je de producten die gecompenseerd moeten worden negatief op de creditnota, als het ware krijg je deze producten dus terug van de consument. 

Ook het bedrag dat normaal betaalt moet worden aan de verkoper komt negatief op de creditnota te staan. Het negatieve bedrag houdt dus in dat de verkoper deze terug moet betalen aan de klant. 

Bij het creditnota voorbeeld dat je met een klant na de factuur nog een korting afspreekt kun je deze ook negatief vermelden op de creditnota. Vaak wordt met de creditnota de gehele factuur weer ongedaan gemaakt, je kunt dan eenvoudig een nieuwe factuur opstellen die wel klopt. 

Zo gaat het ook als je een foutieve factuur maakt met een verkeerde prijs, als de klant dit opvalt zal deze vragen om een creditnota en ook als verkoper is het verstandig om deze op te stellen als je er achter komt dat de factuur niet klopt om je boekhouding goed op orde te houden. 

Hoe een creditnota opstellen

Uiteindelijk bepaal je zelf wat de handigste manier is om een creditnota op te stellen. Dit hangt ook af van wat de fout op de factuur is geweest, bij een kleine fout kun je ervoor kiezen om het verschil in de creditnota te zetten terwijl je bij een grote fout het gehele bedrag via een creditnota kan kwijtschelden. 

Belangrijk bij het opstellen van een creditnota is dat je verwijst naar de factuur waar het omgaat door het factuurnummer te vermelden. Verder geef je aan welk bedrag er gecorrigeerd moet worden door deze negatief op de creditnota te zetten. 

Je kunt bij de omschrijving van de creditnota de reden aangeven waar de creditnota nodig is. Verder kun je precies dezelfde opmaak gebruiken als bij een gewone factuur, let er dan wel op dat je niet het document factuur noemt maar dit vervangt door creditnota of creditfactuur. 

Verder moet de creditnota voldoen aan de eisen van een gewone factuur. Zo heb je ook hier je btw-nummer, KvK-nummer en alle gegevens van beide partijen nodig om deze te vermelden op je creditnota. 

Hoe verwerk je de creditnota in een boekhoudprogramma?

Hoe je creditnota exact verwerkt in je boekhoudprogramma hangt af van welk programma je gebruikt en welke mogelijkheden deze heeft. Vergelijk in ons artikel verschillende boekhoudprogramma’s om de beste mogelijkheid voor jouw bedrijf te vinden. 

Bij de meeste boekhoudprogramma’s kun je een nieuwe mutatie aanmaken en het negatieve bedrag van de creditnota daar invullen. Omdat je zowel de creditnota kunt versturen als de creditnota ontvangen als bedrijf zijn dit ook verschillende manieren van het inboeken. 

Als je bijvoorbeeld zelf een creditnota ontvangen hebt omdat de verkoper een te hoog bedrag op de oorspronkelijke factuur vermeld had. In dat geval kun je eenvoudig de bedragen van elkaar aftrekken om zo het bedrag dat je nog moet betalen in te boeken in je boekhoud systeem. 

Er zijn ook mogelijkheden om dit gehele proces in je boekhoudprogramma te automatiseren. Zo wordt de creditnota bijvoorbeeld automatisch gelezen en ingeboekt en hoef je zelf verder niks qua boekhouden te doen en staat het bedrag dat je nog moet betalen of ontvangen correct in je systeem. 

Plaats een reactie